Как подготовиться к аудиту СМК: пошаговый алгоритм для предприятий

Аудит системы менеджмента качества (СМК) — это важный процесс, который помогает оценить соответствие вашей системы требованиям стандартов (например, ISO 9001) и выявить возможности для улучшения. Правильная подготовка к аудиту минимизирует риски несоответствий и упрощает процесс проверки.

1. Определите цели и вид аудита
Прежде всего, необходимо понять, какой аудит вам предстоит:
Внутренний аудит (проводится силами компании для самопроверки).
Внешний аудит (проводится сертификационным органом или заказчиком).
Повторный (ресертификационный) аудит (проводится для подтверждения соответствия).

Четко сформулируйте цели: подтверждение соответствия, подготовка к сертификации, выявление слабых мест.

2. Сформируйте рабочую группу
Назначьте ответственных за подготовку к аудиту:
Руководитель СМК — координирует процесс.
Внутренние аудиторы (если есть) — проверяют процессы.
Сотрудники подразделений — предоставляют данные.
Если в компании нет внутренних аудиторов, рассмотрите возможность привлечения внешнего специалиста.

3. Проведите предварительную самопроверку
Перед внешним аудитом выполните внутренний аудит:
Проверьте документацию (политики, процедуры, рабочие инструкции).
Оцените выполнение процессов (соответствуют ли они документам?).
Выявите несоответствия и составьте план их устранения.
Используйте чек-листы на основе требований стандарта (например, ISO 9001:2015).

4. Подготовьте необходимые документы
Аудиторы запросят следующие материалы:
Руководство по качеству (если есть).
Документированные процедуры и записи (например, отчеты о внутренних аудитах, корректирующих действиях).
Политика и цели в области качества.
Отчеты по мониторингу процессов (KPI, анализ данных).
Доказательства управления рисками.
Убедитесь, что все документы актуальны и доступны.

5. Проведите обучение сотрудников
Персонал должен быть готов к вопросам аудиторов:
Ознакомьте сотрудников с требованиями СМК.
Разъясните их роль в процессах качества.
Проведите тренинг по взаимодействию с аудиторами (как отвечать на вопросы, какие документы предоставлять).

6. Организуйте логистику аудита
Если аудит проводится на территории предприятия:
Подготовьте помещение для работы аудиторов.
Обеспечьте доступ к необходимой информации (электронные системы, архивы).
Назначьте сопровождающих из числа сотрудников.

7. Проведите аудит и зафиксируйте результаты
Во время аудита:
Фиксируйте все замечания аудиторов.
Не скрывайте проблемы, но аргументированно объясняйте спорные моменты.
Запросите предварительные выводы по итогам проверки.

8. Разработайте план корректирующих действий
После аудита:
Проанализируйте выявленные несоответствия.
Назначьте ответственных за устранение.
Установите сроки выполнения мероприятий.

9. Подготовьтесь к повторной проверке (при необходимости)
Если аудит выявил критические несоответствия, после их устранения может потребоваться дополнительная проверка.

Подготовка к аудиту СМК требует системного подхода: от проверки документации до обучения сотрудников. Чем тщательнее предприятие подготовится, тем выше шансы на успешное прохождение проверки без существенных замечаний.
Регулярные внутренние аудиты и постоянное улучшение процессов помогут поддерживать СМК в рабочем состоянии и минимизировать риски при внешних проверках.