Руководящий документ РД 50-655-87 Методические указания. Порядок регистрации и ведения унифицированных форм документов.

     РД 50-655-87

Группа Т54

РУКОВОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

 Порядок регистрации и ведения унифицированных форм документов

ОКСТУ 0006

Дата введения 1988-03-01

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ

1. РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Главным научно-исследовательским центром ведения общесоюзных классификаторов Государственного комитета СССР по стандартам (ГНИЦВОК Госстандарта СССР)

ИСПОЛНИТЕЛИ

О.А.Чертищев; Н.Н.Федотов, канд, техн. наук; В.А.Архипов (руководитель темы); С.А.Алексеева; Л.М.Азаренкова; А.В.Байкова; Л.М.Степнова; А.И.Чугунов, д-р ист. наук, проф.; А.Н.Сокова, д-р ист. наук; А.В.Пшенко, канд. ист. наук.

2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 29.12.87 N 5086

3. ВЗАМЕН РДИ 82-76, РДТП 70-76

4. ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящие методические указания устанавливают единый порядок регистрации унифицированных форм документов различных категорий и организацию системы их ведения.

Методические указания входят в состав руководящих документов по стандартизации Госстандарта СССР на унифицированные системы документации (УСД), устанавливающих порядок проведения работ по унификации систем и форм документации, применяемых на различных уровнях управления народным хозяйством.

Методические указания обязательны к применению в министерствах, ведомствах, объединениях, предприятиях и организациях союзного, союзно-республиканского и республиканского подчинения.

1.2. Применение методических указаний в учреждениях, организациях и на предприятиях, подпадающих под действие специальных положений, определяется в соответствии с правилами, устанавливаемыми этими положениями.

1.3. Регистрация и ведение унифицированных форм документов осуществляется с целью:

1) обеспечения соответствия унифицированных форм документов требованиям государственных стандартов;

2) поддержания фонда документов в достоверном (актуализированном) состоянии;

3) исключения из обращения неунифицированных форм документов;

4) обеспечения учета и систематизации используемых форм документов;

5) контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

6) сокращения количества применяемых форм документов;

7) рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

1.4. Обязательной регистрации подлежат формы документов, используемые в сфере управления, включая формы документов, обрабатываемые с использованием средств вычислительной техники.

1.5. Регистрация унифицированных форм документов подразделяется на государственную, отраслевую (ведомственную) и республиканскую.

 2. ПОРЯДОК ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Государственной регистрации подлежат межотраслевые (межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) СССР - разработчиками УСД.

2.2. Государственную регистрацию межотраслевых (межведомственных) форм документов осуществляет Главный научно-исследовательский центр ведения общесоюзных классификаторов (ГНИЦВОК) Госстандарта СССР путем внесения изменений и дополнений в Общесоюзный классификатор управленческой документации (ОКУД).

Примечание. ОКУД включает полный перечень унифицированных систем и форм документации, разрешенных к применению во всех министерствах (ведомствах) народного хозяйства.

2.3. Для внесения изменений и дополнений в ОКУД в ГНИЦВОК представляется перечень утвержденных и (или) отмененных форм документов с указанием соответствующих директив (А - аннулировать, В - включить, И - изменить) и утвержденные формы.

Оформление сопроводительного письма в соответствии с приложением 1, оформление перечня форм в соответствии с формой табеля (приложение 2).

2.4. Представление документации на государственную регистрацию унифицированных форм документов осуществляется в срок не позднее 15 дней с момента их утверждения.

2.5. ГНИЦВОК Госстандарта СССР обеспечивает в срок не более 15 дней проведение научно-технической экспертизы представленных материалов.

2.5.1. В процессе научно-технической экспертизы проверяют:

1) отсутствие дублирования представленных форм и форм, разработанных и включенных ранее в данную унифицированную систему документации, а также в другие УСД;

2) соответствие разработанных форм их функциональной принадлежности;

3) соответствие унифицированных форм документов требованиям государственных стандартов на УСД.

2.5.2. О результатах научно-технической экспертизы ГНИЦВОК Госстандарта СССР сообщает в организацию, подготовившую документацию на государственную регистрацию.

2.6. При положительных результатах экспертизы ГНИЦВОК Госстандарта СССР присваивает и сообщает министерству (ведомству) СССР - разработчику УСД регистрационный номер (код по ОКУД) принятой к применению формы, вносит изменения в сводный эталон ОКУД, готовит тираж сборника изменений к ОКУД и рассылает сборники изменений в адрес головных организаций по УСД и ОК ТЭИ министерств (ведомств) СССР и союзных республик - абонентов ГНИЦВОК.

Министерства (ведомства) СССР - разработчики УСД или назначенные ими организации* вносят изменения в эталон соответствующего класса ОКУД и массивы унифицированных форм документов, обеспечивают в установленном порядке издание вновь утвержденных форм документов и доведение их до министерств (ведомств).

__________________

* Далее по тексту - министерство (ведомство) СССР - разработчик УСД.

Головные организации по УСД министерств (ведомств) СССР и союзных республик вносят изменения в контрольные экземпляры ОКУД, табели и массивы применяемых форм и обеспечивают заинтересованные организации своего министерства (ведомства), союзной республики информацией по изменениям к табелям применяемых форм документов.