Руководящий документ РД 31.07.33-85 Инструкция по отраслевой регистрации форм документов.

     РД 31.07.33-85

Приложение к инструктивному

письму Минморфлота от 12.03.1985 г. N 33

ИНСТРУКЦИЯ ПО ОТРАСЛЕВОЙ РЕГИСТРАЦИИ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

Дата введения 1985-06-01

ВВОДИТСЯ ВПЕРВЫЕ

Настоящая инструкция разработана на основе Инструкции по регистрации унифицированных форм документов РДИ 82-76, утвержденной Постановлением Госстандарта, ГОСТ 6.10.1-80 "Унифицированные системы документации. Основные положения" и определяет единый порядок организации и проведения обязательной отраслевой регистрации унифицированных форм документов в Минморфлоте.

 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Отраслевой регистрации подлежат унифицированные формы документов (УФД), включая формы общие для предприятий (организаций), утверждаемые министерством, не входящие в состав унифицированных систем документации (УСД).

1.2. Регистрация унифицированных форм документов осуществляется в целях:

учета и систематизации форм, используемых в отрасли;

сокращения количества обращающихся форм за счет унификации и исключения дублирования показателей;

оперативного обеспечения пользователей информацией о зарегистрированных формах документов.

1.3. Отраслевую регистрацию унифицированных форм документов осуществляет ГВЦ Минморфлота - головная организация по унифицированным системам документации (УСД) и общесоюзным классификаторам технико-экономической информации (ОК ТЭИ) в отрасли.

1.4. Регистрация унифицированных форм документов утверждаемых предприятием (организацией) осуществляется на данном предприятии (организации).

1.5. Запрещается включение всех видов унифицированных форм документов не прошедших регистрацию в состав проектной документации автоматизированных систем, подсистем и комплексов задач АСУ "Морфлот".

В случае, если унифицированные формы документов, представленные в составе проектной документации, разработаны впервые, они должны быть утверждены и пройти регистрацию на стадии разработки (утверждения) проекта.

Примечание. Запрещается разработка:

отраслевых унифицированных форм документов, информация в которых дублирует информацию, содержащуюся в общесоюзных (межотраслевых) УФД;

унифицированных форм документов предприятий, информация в которых дублирует информацию, содержащуюся в общесоюзных или отраслевых УФД.

 2. ПОРЯДОК ПРЕДСТАВЛЕНИЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ НА ОТРАСЛЕВУЮ РЕГИСТРАЦИЮ

2.1. Представление унифицированных форм документов на отраслевую регистрацию осуществляет организация-разработчик.

2.2. Отраслевой регистрации предшествует научно-техническая экспертиза форм документов, осуществляемая ГВЦ.

2.3. На научно-техническую экспертизу организацией-разработчиком в ГВЦ представляются следующие материалы:

комплект (альбом) унифицированных форм документов, согласованный с базовыми и заинтересованными организациями;

инструкция о порядке заполнения форм (при отсутствии соответствующих указаний на самих формах);

перечень классификаторов (общесоюзных, отраслевых, предприятий), используемых для кодирования показателей;

перечень государственных, отраслевых стандартов, а также стандартов предприятий, на основе которых разработаны представляемые формы документов;

пояснительная записка с обоснованием необходимости создания представляемых на экспертизу унифицированных форм и невозможности использования межотраслевых (межведомственных) УФД, а также указанием наименований систем, подсистем и комплексов задач АСУ, в которых будут использоваться разработанные унифицированные формы документов;

проект нормативного документа об утверждении разработанных УФД.

2.4. В процессе экспертизы проверяется:

комплектность представленных материалов;

полнота данных в пояснительной записке;

отсутствие дублирования форм с разработанными ранее, а также с межотраслевыми (межведомственными) УФД;

соответствие разработанных УФД требованиям государственных (отраслевых) стандартов;

правильность применения зарегистрированных классификаторов для кодирования показателей УФД;

возможность заполнения форм в соответствии с разработанными инструкциями.

2.5. При положительных результатах экспертизы согласованные проекты унифицированных форм документов, инструкций о порядке их заполнения и нормативного документа об утверждении УФД направляется разработчику для внесения на утверждение в установленном порядке.

2.6. При отрицательных результатах экспертизы материалы, представленные на экспертизу, с мотивированным заключением возвращаются разработчику.

 3. ПОРЯДОК ОТРАСЛЕВОЙ РЕГИСТРАЦИИ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

3.1. После утверждения унифицированные формы документов и инструкции о порядке их заполнения направляются в ГВЦ на отраслевую регистрацию.

3.2. Отраслевая регистрация утвержденных унифицированных форм документов проводится в срок не более одного месяца с момента их поступления и осуществляется по форме реестра (приложение 1).

3.3. В отраслевой реестр вносятся следующие данные:

дата регистрации;

код унифицированной формы документов;

наименование формы;

наименование организации, представившей форму на регистрацию;

наименование и дата нормативного документа об утверждении формы.

В графе "Примечание’’ делаются пометки об изменениях регистрационного номера (наименования) формы или аннулировании формы с указанием нормативного документа об ее аннулирования.

3.4. При изменении регистрационного номера изменяемый номер зачеркивается; в графе "Примечание" делается запись о замене регистрационного номера унифицированной формы.

3.5. При изменении наименования формы и сохранении регистрационного номера форма повторно регистрируется в реестре, при этом в графе "Примечание" делается запись об изменении наименования формы.

3.6. Из унифицированных форм документов, прошедших отраслевую регистрацию, формируется контрольный массив отраслевых унифицированных форм документов, используемых в Минморфлоте.

3.7. Регистрация унифицированных форм документов предприятий (организаций) осуществляется по форме реестра (приложение 2).

 4. ПОРЯДОК КОДИРОВАНИЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

4.1. В целях обеспечения взаимоувязки системы отраслевой регистрации с системой государственной регистрации кодирование отраслевых унифицированных форм документов осуществляется на основе Общесоюзного классификатора управленческой документации (ОКУД) с использованием признаков классификации и структуры кода ОКУД в пределах первых четырех знаков.

4.2. Кодовое обозначение унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа.

Для отраслевых унифицированных форм документов на пятом знаке кода проставляется цифра "8", а для форм документов предприятий (организаций) - цифра "9". Шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа.

Структура кодового обозначения унифицированной формы документа имеет следующий вид.

4.4*. При отсутствии в ОКУД классов, необходимых для отнесения к ним форм документов, отражающих специфическую деятельность отрасли, может быть выделен новый класс, начиная с "51". В этом случае кодирование подклассов в пределах нового класса производится в обычном порядке, начиная с "01". При необходимости включения новых подклассов в существующий класс ОКУД, кодирование подклассов производится начиная с "51". Выделение новых классов (подклассов) осуществляется ГВЦ.

4.5. Присвоенные унифицированным формам документов кодовые обозначения фиксируются в отраслевом реестре (реестре предприятия) и проставляются на бланках унифицированных форм документов.

4.6. По результатам отраслевой регистрации унифицированных форм документов ГВЦ направляет извещение о ее проведении организации-разработчику и базовой организации по соответствующей унифицированной системе документации.

4.7. На основании проведенной регистрации кодовые обозначения унифицированных форм документов в установленном порядке вносятся в ведомственный классификатор (классификатор предприятия) управленческой документации.

Приложение 1

ОТРАСЛЕВОЙ РЕЕСТР УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

Приложение 2

РЕЕСТР УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ (ОРГАНИЗАЦИИ)