Участие в тендерах требует не только технической компетентности, но и умения правильно оформить конкурсную документацию. Главный инженер проекта (ГИП) играет ключевую роль в подготовке заявки, поскольку от его работы зависит соответствие проекта требованиям заказчика и нормативам.

В этой статье — пошаговый чек-лист, который поможет избежать ошибок и повысить шансы на победу.

1. Анализ тендерной документации
Прежде чем приступать к подготовке, нужно тщательно изучить:
✔ Техническое задание (ТЗ) — требования к объекту, материалам, срокам.
✔ Критерии оценки — какие параметры будут сравнивать (цена, опыт, сроки, дополнительные условия).
✔ Требования к оформлению — формат файлов, подписи, печати, электронные подписи (ЭП).

❗ Ошибка, которую допускают многие: невнимательное чтение ТЗ, из-за чего заявку отклоняют на этапе формальной проверки.

2. Подготовка обязательных документов
2.1. Юридическая часть
Заявка на участие (по форме заказчика).

Копии учредительных документов (Устав, ОГРН, ИНН).

Выписка из ЕГРЮЛ (свежая, не старше 30 дней).

Доверенность на подписание заявки (если требуется).

Документы, подтверждающие отсутствие ограничений (справка об отсутствии задолженностей, декларация о добросовестности).

2.2. Финансовая часть
Смета (соответствующая ФЕР/ТЕР или коммерческим расценкам).

Письмо о согласии банка на обеспечение заявки (если требуется гарантия).

Финансовая отчетность (для подтверждения платежеспособности).

2.3. Техническая часть
Пояснительная записка (описание подходов к выполнению работ).

Календарный план (ПОС) — график строительства с этапами.

Программа производства работ (ППР) — детализация ключевых процессов.

Сертификаты на материалы и оборудование (если это требование заказчика).

3. Что повысит ваши шансы на победу?
3.1. Дополнительные преимущества
Опыт работы по аналогичным объектам (приложите фотоотчеты, акты сдачи).

Наличие собственных ресурсов (техника, квалифицированные рабочие).

Предложения по оптимизации (если можно сократить сроки без потери качества).

3.2. Оформление документации
Четкая структура — разделы, нумерация, оглавление.

Визуализация — графики, схемы, 3D-модели (если допустимо).

Проверка на соответствие требованиям — даже мелкие ошибки (опечатки, неправильные подписи) могут стать причиной отказа.

4. Чек-лист перед подачей заявки
✅ Все документы собраны по списку из извещения.
✅ Нет противоречий между разделами (например, в смете и календарном плане).
✅ Подписи и печати соответствуют требованиям.
✅ Электронная заявка (если подается через ЭТП) проверена на корректность.
✅ Срок действия всех документов не истек.

Подготовка тендерной документации — это не только формальность, но и стратегия. Даже если у вас лучшая цена, небрежность в оформлении может привести к потере контракта.

Рекомендация: создайте шаблоны часто требуемых документов (ППР, пояснительные записки) — это сэкономит время на следующих тендерах.