Как правильно вести исполнительную документацию: частые ошибки и спосо...

Исполнительная документация (ИД) — это ключевой элемент строительного процесса, подтверждающий соответствие выполненных работ проектной документации и нормативным требованиям. Её грамотное ведение критически важно для сдачи объекта, расчётов с подрядчиками и избежания юридических рисков. Однако на практике многие организации сталкиваются с ошибками, которые приводят к задержкам, финансовым потерям и даже судебным спорам.

В этой статье разберём:

Основные требования к исполнительной документации.

Самые распространённые ошибки при её ведении.

Практические способы избежать этих ошибок.

1. Требования к исполнительной документации
Исполнительная документация регламентируется РД-11-02-2006 и включает :

Акты (скрытых работ, освидетельствования, испытаний).

Исполнительные схемы и чертежи (с отметками о соответствии проекту).

Журналы работ (общий, авторского надзора, входного контроля).

Сертификаты и протоколы испытаний (подтверждающие качество материалов).

С 2023 года Минстрой РФ разрешил вести ИД в электронном виде (Приказ № 344/пр), что упрощает процесс, но требует соблюдения форматов (XML, PDF) и использования ЭЦП.

2. Частые ошибки и способы их избежать

Ошибка 1: Несвоевременное оформление документов
Проблема: Акт скрытых работ (например, на армирование) составляется после заливки бетона, когда проверить качество уже невозможно.
Решение:

Фиксировать каждый этап сразу после выполнения работ.

Использовать мобильные приложения для оперативного внесения данных (например, HARDROLLER) 9.

Ошибка 2: Расхождения между проектом и исполнительными схемами
Проблема: На чертежах не отражены изменения, внесённые в процессе строительства.
Решение:

Обновлять схемы еженедельно, отмечая отклонения.

Применять BIM-технологии для автоматической сверки.

Ошибка 3: Ошибки в заполнении актов
Проблема: Неправильно указаны объёмы работ, даты или ответственные лица.
Решение:

Использовать шаблоны из РД-11-02-2006.

Внедрить программы для автоматического заполнения (например, ЦУС).

Ошибка 4: Потеря документов
Проблема: Сертификаты на материалы или акты теряются из-за бумажного документооборота.

Решение:

Перейти на электронный архив с облачным хранением.

Назначить ответственного за документооборот на объекте 8.

Ошибка 5: Задержки согласования
Проблема: Подписание актов затягивается из-за необходимости физического присутствия всех сторон.
Решение:

Использовать ЭЦП для удалённого подписания.

Настроить онлайн-согласование через платформы (например, HARDROLLER).

3. Рекомендации по эффективному ведению ИД
Автоматизируйте процессы

Внедрите ПО для формирования актов (например, PlanRadar, BIM 360).

Настройте автоматические напоминания о сроках сдачи документов.

Проводите обучение сотрудников

Обучайте ПТО и прорабов работе с электронной ИД.

Разработайте внутренние инструкции.

Контролируйте качество на каждом этапе

Ведите еженедельные проверки комплектности документов.

Используйте чек-листы для самопроверки.

Сокращайте бумажный документооборот

Переходите на электронные журналы и акты.

Храните сканы всех подписанных документов в облаке.

Вывод
Грамотное ведение исполнительной документации — это не формальность, а инструмент для:
- Снижения рисков (претензий заказчика, штрафов).
- Ускорения оплаты (акты без ошибок принимаются быстрее).
- Повышения репутации компании.

Главный совет: Начинайте работу с ИД с первого дня строительства, используйте цифровые инструменты и не допускайте «накопления» документов под сдачу объекта.

Какие методы ведения ИД используете вы? Делитесь в комментариях!

Как правильно вести исполнительную документацию: частые ошибки и способы их избежать