ГОСТ Р МЭК 61160-2015 Проектный менеджмент. Документальный анализ проекта.

ГОСТ Р МЭК 61160-2015

 НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 ПРОЕКТНЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ

 Документальный анализ проекта

 Project management. Documentary analysis of the project

ОКС 03.100.40

         03.120.01*

Дата введения 2016-07-01

 Предисловие

1 ПОДГОТОВЛЕН Открытым акционерным обществом "Научно-исследовательский центр контроля и диагностики технических систем" (АО "НИЦ КД") на основе собственного аутентичного перевода на русский язык международного стандарта, указанного в пункте 4

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 10 "Менеджмент риска"

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 18 ноября 2015 г. N 1856-ст

4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту МЭК 61160:2005* "Анализ проекта" (IEC 61160:2005 "Design review", IDT).

Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования указанного международного стандарта для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5 (подраздел 3.5).

При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты, сведения о которых приведены в дополнительном приложении ДА

5 ВЗАМЕН ГОСТ Р МЭК 61160-2006

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.0-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

 Введение

Безотказность продукции может быть повышена при выполнении необходимых действий на этапе "проектирования и разработки" жизненного цикла продукции. Для достижения поставленных целей на этом этапе необходимо соответствующее управление анализом проекта.

Выполненный должным образом анализ проекта позволяет обеспечить необходимые безотказность, качество, функционирование и безопасность продукции, а также возможность сокращения затрат и выполнение графика поставки.

Анализ проекта - консультативная деятельность, предназначенная прежде всего для обеспечения проверки работы группы проектирования, разработки рекомендаций (если это возможно) по улучшению продукции или процесса и их реализации. Таким образом, анализ проекта следует рассматривать как процедуру проверки соответствия результатов проектирования и разработки установленным требованиям.

Анализ проекта независимо от частоты или глубины его проведения не может заменить этапы определения параметров продукции, требований к ее конструкции и процессу управления проектированием и разработкой. Анализ проекта, используемый для контроля, может обеспечить необходимую проверку успешного завершения конструкторской разработки в установленный срок.

Анализ проекта не следует путать с оперативным управлением проектом. Руководитель проекта несет ответственность за конструкцию и окончательные решения в качестве ответной редакции на результаты анализа проекта и предложенные рекомендации. Анализ проекта, выполненный должным образом, повышает доверие к тому, что проектирование и разработка выполнены в соответствии с установленными требованиями на всех стадиях жизненного цикла продукции.

Применение настоящего стандарта должно быть адаптировано в соответствии с требованиями проектирования и разработки продукции или рассматриваемой задачи и организации, разрабатывающей проект.

      1 Область применения

1.1 Общие положения

В настоящем стандарте приведены рекомендации по проведению анализа проекта как способа проверки выполнения входных требований к проекту и стимулирования улучшения конструкции продукции. Анализ проекта должен быть выполнен на этапе проектирования и разработки жизненного цикла продукции.

Стандарт обеспечивает руководство по планированию и проведению анализа проекта и устанавливает детали, относящиеся к деятельности специалистов в области обеспечения безотказности, технического обслуживания, средств технического обслуживания и ремонта.

Процесс проектирования и разработки в общих чертах представлен на рисунке 1, а требования к процессу управления проектированием и разработкой приведены в ИСО 9001:2008. Стадии, на которых должны быть проведены анализ проекта и другие виды анализа, должны быть определены при разработке плана проектирования.

Целями анализа проекта являются:

- проверка соответствия предложенного решения входным требованиям проектирования и разработки, включающим установленные общие требования эксплуатации, требования безотказности, предусмотренные затраты, требования безопасности, износостойкости, окружающей среды, электромагнитной совместимости, требования, связанные с человеческим фактором;

- проверка соответствия того, что предложенные решения наиболее устойчивы, эффективны и результативны для выполнения требований к продукции;

- обеспечение рекомендаций для выполнения исходных требований к конструкции;

- определение статуса конструкции с точки зрения полноты и завершенности чертежей и спецификаций;

- анализ объективных свидетельств обеспечивающих верификацию выполнения проектирования и разработки;

- предложения по улучшениям.

Анализ проекта облегчает определение статуса проекта в соответствии с выполнением входных требований, идентификацию возможностей улучшения и побуждает к выполнению соответствующих действий по улучшению проекта. Анализ проекта ускоряет подготовку производства продукции за счет сокращения времени установления деталей конструкции и позволяет выпускать продукцию без частых прерываний. Анализ проекта может также стимулировать действия по улучшению продукции на более ранних стадиях.

1.2 Применение

Стадии жизненного цикла, на которых должен быть выполнен анализ проекта, необходимо определить на стадии планирования проектирования и разработки или выполнения задач проектирования. Факторами, влияющими на проектирование и разработку, являются требования потребителя, обязательные требования, особенности продукции и ее использования, последствия отказа.

Затраты, связанные с устранением недостатков конструкции и возможным увеличением последствий, возрастают по мере приближения проекта к завершению. В то же время сокращаются возможности по внесению изменений в проект или оптимизации объема и сроков проектирования.

Каждая организация, выполняющая проектирование и разработку, должна принять общую программу анализа проекта в соответствии с настоящим стандартом или разработать ограниченную программу в соответствии с особенностями конкретной продукции или процесса.

Анализ проекта должен быть включен в общую систему менеджмента организации и, если это применимо, в график выполнения каждого проекта.

Ограничения ресурсов организации, значимость проекта, преимущества, риск и сложность продукцию влияют на объем и частоту проведения анализа проекта. В небольших организациях для проведения анализа проекта может возникнуть необходимость привлечения персонала, поставщиков, консультантов и внешних советников.

Примечание - Ссылки на разделы ИСО 9001 приведены только для информации.

Рисунок 1 - Схема процесса проектирования и разработки

1.3 Виды использования

Существует два типа использования анализа проекта: внутренний для проверки требований к новому проекту или внешний для проверки внешних требований. В последнем случае риск неверного понимания намного больше. Любое недоразумение может стать предметом обсуждения и совещания группы анализа проекта. Для потребителя важно гарантировать, что создаваемая конструкция соответствует требованиям потребителя.

Анализ проекта должен быть проведен:

- до принятия работ, чтобы гарантировать, что определены объем работ и все параметры, которые должны соответствовать установленным требованиям к конструкции;

- до проектирования деталей, чтобы гарантировать, что проектировщики знают все требования к деталям. Должны быть установлены требования к интерфейсам, список основной документации подготовлен для согласования и одобрения сторонами;

- в соответствующих точках проектирования деталей до анализа всех требований к интерфейсу и согласования процедур тестирования для верификации того, что конструкция соответствует требованиям контракта.

      2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

МЭК 60050-191:1990 Международный электротехнический словарь. Глава 191. Надежность и качество обслуживания (IEC 60050-191:1990, International electrotechnical vocabulary; chapter 191: dependability and quality of service)

МЭК 62198 Менеджмент риска при проектировании. Руководство по применению (IEC 62198, Managing risk in projects - Application guidelines)

      3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены термины по МЭК 60050-191, а также следующие термины с соответствующими определениями.

3.1 рассматриваемый вопрос (action item): Вопрос, который должен быть решен руководителем проекта или назначенным лицом.

3.2 анализ (review): Деятельность, предпринимаемая для установления пригодности, адекватности и результативности объекта для достижения установленных целей.

[ИСО 9000]

3.3 проектирование и разработка (design and development): Совокупность процессов, переводящих требования в установленные характеристики или спецификации на продукцию, процесс или систему.

Примечание 1 - Термины "проектирование" и "разработка" иногда используют как синонимы, а иногда для определения различных стадий процесса проектирования и разработки в целом.

Примечание 2 - Для обозначения объекта проектирования и разработки могут быть использованы определяющие слова (например, разработка и проектирование продукции или разработка и проектирование процесса).

[ИСО 9000]

3.4 анализ проекта (design review): Запланированный, документированный независимый анализ существующего или предполагаемого проекта.

Примечание 1 - Цели включают анализ способности проекта соответствовать установленным требованиям, идентификацию фактических или возможных недостатков для предполагаемого улучшения.

Примечание 2 - Анализа проекта самого по себе недостаточно для обеспечения качества проекта.

Примечание 3 - Проект может относиться к продукции или к процессу.

Примечание 4 - Анализ проекта может быть проведен посредством совещания или другого документированного процесса.

3.5 руководитель проекта (design manager): Ответственный за проектирование и разработку продукции или процесса.

Примечание - В настоящем стандарте использован термин "руководитель проекта". На практике часто используют другие наименования ответственного за выполнение этой функции в зависимости от размера и структуры организации и/или договорных соглашений.

3.6 верификация (verification): Подтверждение, посредством представления объективных свидетельств того, что установленные требования выполнены.

[ИСО 9000]

3.7 валидация (validation): Подтверждение посредством представления объективных свидетельств того, что требования для конкретного использования или применения выполнены.

[ИСО 9000]

      4 Управление процессом анализа проекта

4.1 Общие рекомендации

Организация должна установить и поддерживать в рабочем состоянии систему менеджмента, обеспечивающую управление действиями анализа проекта, являющуюся частью общей системы менеджмента организации.

Система менеджмента анализа проекта должна включать:

a) идентификацию функций и действий, необходимых для анализа проекта организации;

b) установление целей и плана анализа проекта для достижения этих целей с помощью планирования;

c) обеспечение своевременного выполнения действий анализа проекта на всех применимых стадиях проектирования;

d) анализ критериев и методов анализа выполнения, проверки и приемки продукции;

e) обеспечение ресурсов и информации, необходимой для выполнения необходимого анализа проекта;

f) мониторинг действий анализа проекта, измерение и анализ результатов для непрерывного улучшения.

4.2 Требования к документации

Документация системы менеджмента анализа проекта должна включать:

a) документированные обязательства и цели анализа проекта;

b) документированные процедуры управления процессом анализа проекта;

c) отчеты, являющиеся результатом анализа проекта;

d) отчеты о завершении элементов действий и рекомендациях.

      5 Ответственность

5.1 Высшее руководство

Высшее руководство организации, выполняющей проект, должно заявить и демонстрировать свою приверженность процессу анализа проекта всему вовлеченному персоналу.

Для достижения этого необходимо:

- определение ответственности и полномочий для проведения анализа проекта;

- обеспечение доступности необходимых ресурсов для проведения анализа проекта.

5.2 Руководитель проекта

Обязанности руководителя проекта должны включать (перечень может быть дополнен):

- разработку и выполнение плана проектирования, включающего точки, в которых необходимо проведение анализа проекта;

- выбор независимого ответственного опытного специалиста для ведения заседаний и совещаний или иных форм проведения анализа проекта;

- подготовку и обеспечение данными проектирования, используемыми в качестве входных данных для каждого запланированного анализа проекта;

- обеспечение того, что на действия и рекомендации, являющиеся результатами анализа проекта, выполнены своевременно.

Примечание - Для внешних проектов контракт может определить требования к некоторым из них.

5.3 Анализ со стороны руководства

Через запланированные интервалы времени высшее руководство должно анализировать используемые процедуры и методы анализа проекта для обеспечения их непрерывной пригодности, адекватности и эффективности. Анализ со стороны руководства может быть выполнен как часть процесса анализа менеджмента организации. Отчеты анализа проекта могут быть исследованы для выявления возможностей улучшения процесса.

      6 Процесс анализа проекта

6.1 Общие положения

Анализ проекта требует внимательного планирования, организации и разработки отчетов. В данном разделе установлены основы непосредственного выполнения процесса анализа проекта. Детали анализа проекта зависят от особенностей продукции и типа анализа проекта (см. приложение А).

Не следует допускать, чтобы анализ проекта устанавливал конструкцию продукции. При проектировании ежедневно принимают решения, формирующие конструкцию продукции или проект процесса. Если каждое решение является предметом независимого анализа, группа анализа проекта становится, по сути, проектировщиком с увеличенными возможностями по времени и затратам. Наоборот, если первый анализ проекта выполнен только перед началом производства или использования, его польза весьма сомнительна, поскольку в этой ситуации имеется мало возможностей влиять на ситуацию без существенных затрат времени или штрафных санкций.

Процесс анализа проекта представлен на рисунке 2. Стадии жизненного цикла, на которых необходимо проводить анализ проекта, должны быть установлены при разработке плана проектирования. При определении стадий, на которых должен быть проведен анализ проекта, следует учитывать:

a) Особенности и сложность продукции. Например, объектом могут быть:

- простая конструкция или незначительная модернизация существующей;

- продукция, включающая большое количество систем;

- сложная система.

b) Последствия задержки поставок или отказа продукции. При этом могут быть использованы методы менеджмента риска проекта, приведенные в МЭК 62198.

Наиболее критичной стадией проектирования является разработка концепции проекта. Концепции разрабатывают для обоснования разрешения начала проектирования конструкции или представления заказчику (потребителю). Главной целью является верификация выполнимости проекта, анализ затрат и планирование его выполнения.

Возможности и риск проекта могут быть ранжированы в соответствии со следующими признаками:

a) конструкция, основанная на испытанных компонентах и материалах;

b) конструкция, в которой использованы ранее не применяемые компоненты и материалы или субподрядчики;

c) конструкция, основанная на интерполяции существующего опыта;

d) конструкция, основанная на экстраполяции существующего опыта;

e) абсолютно новая конструкция или применение новой технологии.

Проекты с высоким риском требуют проведения большего количества анализа проекта как способа управления риском. В случае новой конструкции, которую необходимо запустить в серийное производство, детальный проект может быть опытным образцом. Требование проведения интенсивного анализа проекта результатов испытаний опытного образца является критичным при выборе характеристик, обеспечивающих надежную конструкцию. В крайнем случае, это может привести к решению о прекращении работ.

Примечание - Цифры на схеме обозначают подразделы настоящего стандарта.

Рисунок 2 - Процесс анализа проекта

Главными целями анализа проекта являются обеспечение уверенности в том, что требования к продукции идентифицированы, выполнены эффективно и результативно и ведут к созданию надежной и полезной продукции. В частности, цели анализа проекта включают (и могут быть дополнены) проверку того, что:

1) продукция соответствует установленным требованиям и ее производство рентабельно;

2) план проектирования и разработки включает стратегию подтверждения и демонстрации того, что функциональные требования выполнены;

3) конструкция соответствует требованиям интерфейса и потребителя;

4) продукция и ее элементы, при необходимости, могут быть безопасно и экономно ликвидированы;

5) использованы необходимые методы проектирования, производства и монтажа;

6) затраты оптимизированы после рассмотрения всех требований к продукции;

7) принят во внимание график выполнения работ;

8) обеспечены рекомендации по улучшению конструкции;

9) компоненты использованы в соответствии с их установленными функциями и нагрузками;

10) учтены более ранние рекомендации;

11) чертежи, программное обеспечение и спецификации являются полными и завершенными.

Обычно только рекомендации анализа проекта должны быть зарегистрированы, но для вопросов безопасности важно перечислить все рассмотренные виды риска и привести обоснование рекомендованных или нерекомендованных действий.

Поскольку результаты идентифицированных действий и рекомендаций получены, вопросы, которые должен рассмотреть руководитель проекта, включают (но не ограничены) затраты и процедуры изменения концепции проекта, спецификаций, планов, графиков работ или воздействия на требования безопасности или окружающей среды, качество продукции, производство, установку, эксплуатацию и техническое обслуживание.

Для эффективного анализа проекта предметы и результаты обсуждений в процессе выполнения каждого анализа проекта должны быть регламентированы для обеспечения непрерывности и продолжения работ до завершения выполнения проектных решений. Совещания должны быть обеспечены достаточной документацией для предотвращения повторного обсуждения одних и тех же вопросов, потери внимания и понимания соответствующих проблем. Если непрерывность и последовательность работ достигнуты, усилия могут быть направлены на более неотложные аспекты проектирования продукции. Сопроводительная документация заседаний рассмотрена в 6.7 и 6.9.

Цели зависят от типа выполняемого анализа проекта и разрабатываемых продукции или процесса. Четкое объяснение председателем совещания целей и области применения каждого анализа проекта позволяет сфокусировать внимание участников на установленных областях проектирования и минимизировать неуместные комментарии. Типовые цели и действия для каждого типа анализа проекта приведены в приложении В.

Совещания группы анализа проекта не зависят от совещаний по вопросам планирования и разработки проекта.

Руководитель проекта или непосредственно вовлеченные в разработку проекта сотрудники не должны руководить анализом проекта. В зависимости от внутреннего или внешнего финансирования проведения анализа проекта функции участников могут изменяться.

6.2 Планирование анализа проекта

Точки проведения анализа проекта должны быть определены в процессе планирования проектирования. В идеале анализ проекта следует проводить до принятия решения, изменение которого может оказаться затратным и трудоемким, а отмена - сложной или невозможной. Необходимо учитывать идентифицированные риски для конструкции и/или проекта.

Таким образом, все изменения, являющиеся результатом анализа проекта, могут быть выполнены с меньшим воздействием на график работ или затраты. Дополнительно улучшения стоимости, графика работ и функционирования могут с большей готовностью быть приняты, если анализ проводят до принятия существенных обязательств в главных точках процесса проектирования.

Руководитель проекта должен рассмотреть условия и ограничения, связанные с конкретным проектом при планировании анализа проекта, и определить оптимальное время проведения анализа проекта с учетом возможной полученной выгоды.

Только у некоторых организаций или проектов существует необходимость проведения всех типов анализа проекта.

6.3 Персонал, вовлеченный в анализ проекта

6.3.1 Общие положения

Анализ проекта обычно выполняет независимая группа, получающая информацию от ответственных за проектирование и разработку. Вовлеченный персонал обычно представляет собой:

a) группу анализа проекта, которая включает в себя (но может быть дополнена):

- руководителя;

- секретаря;

- членов группы, представляющих функции, которые могут повлиять на качество продукции или процесса, но непосредственно не участвующих в проектировании и разработке;

- специалистов, не вовлеченных в разработку рассматриваемой продукции;

- пользователей как практиков;

b) руководителя проекта и проектировщиков (при необходимости), которые представляют проект и отвечают на вопросы.

Для исключения конфликта интересов, лица, разрешающие или одобряющие дальнейшие действия в процессе проектирования, обычно не должны быть членами комиссии.

Группа анализа проекта должна включать специалистов, обладающих знаниями и опытом в различных сферах. Состав группы должен быть таким, чтобы знания участников группы охватывали достаточно широкую область знаний и обеспечивали исследование всех аспектов продукции. Следует поддерживать работоспособный по численности состав группы. Пример личных качеств членов группы анализа проекта приведен в приложении С.

6.3.2 Руководитель группы анализа проекта

Руководитель группы анализа проекта должен обладать широкими техническими знаниями и опытом, охватывающими проектирование, способность управлять персоналом и работать одинаково хорошо с техническими и нетехническими специалистами. Лидерство и понимание при взаимодействии с персоналом наиболее важны.

Обязанности и ответственность руководителя должны включать:

a) согласование целей и области применения анализа проекта;

b) согласование выбора членов группы после консультаций с руководством;

c) формирование повестки дня совещаний;

d) обеспечение понимания участниками предъявляемых к ним требований;

e) обеспечение выделения для анализа проекта достаточного времени;

f) обеспечение доставки установленным лицам комплекта документов;

g) постановку задач участникам подготовки совещаний;

h) руководство совещанием анализа проекта;

i) обеспечение регистрации проблем, выявленных на совещании;

j) обеспечение того, что действия и рекомендации проведенных ранее совещаний удовлетворительно выполнены и завершены;

k) обеспечение того, что совещание нацелено на проект, а не на обсуждение отдельных специалистов;

l) обеспечение исходных данных для всех представлений;

m) рассмотрение и одобрение продолжительности совещаний по анализу проекта;

n) обеспечение того, что установленное время на совещании выделено указанным специалистам;

o) достижение консенсуса при расхождении во мнениях. Если согласие не может быть достигнуто, подготовка мнений меньшинства и большинства для принятия решения.

Для обеспечения целостности и объективности решений группы анализа проекта, где только возможно, руководитель не должен участвовать в действиях по разработке проекта. Однако в небольшой организации может не быть сотрудника, обладающего необходимой квалификацией, непосредственно не участвующего в разработке проекта. В этом случае следует привлекать сторонних специалистов. В любом случае руководитель должен пользоваться уважением всех участников группы.

6.3.3 Секретарь группы анализа проекта

Для выполнения записей о результатах совещания и обеспечения руководителя возможностью управления совещанием должен быть назначен секретарь группы анализа проекта. По возможности, один и тот же человек должен быть секретарем определенного анализа проекта для конкретной продукции. Квалификация и опыт секретаря аналогичны квалификации и опыту руководителя, но требования к ним могут быть менее строгими.

Обязанности и ответственность секретаря группы анализа проекта:

a) рассылка приглашений участникам за достаточное время для подготовки к совещанию;

b) рассылка повестки дня;

c) рассылка входных данных для анализа участниками совещания;

d) организация, сбор мнений и распределение заданий или поручений;

e) ведение протокола;

f) подготовка протокола совещания;

g) рассылка протокола установленным лицам;

h) помощь руководителю в выполнении действий и рекомендаций при необходимости.

Примечание - Если не может быть назначен отдельный, независимый секретарь, лучше поручить функции секретаря члену группы проектировщиков.

Если организация имеет достаточно большую численность, положение секретаря может быть использовано для обучения будущего руководителя группы анализа проекта. При отборе секретаря необходимо рассмотреть следующие факторы:

- предыдущее участие в выполнении анализа проекта;

- техническая подготовка и сопоставимый опыт;

- коммуникативные способности;

- участие в аналогичных проектах;

- беспристрастность в работе над продукцией или процессом.

6.3.4 Специалисты

Специалисты должны быть отобраны с учетом особенностей продукции, целей продукции и типа анализа проекта (см. приложение А).

Специалисты должны быть представлены в перечне состава группы анализа проекта на соответствующей стадии разработки продукции. Специализации членов группы (перечень может быть дополнен): безотказность и ремонтопригодность, оценка параметров, испытания, приемка/сертификация, менеджмент качества, разработка конструкций, производство, безопасность, окружающая среда, правовые вопросы, реклама и маркетинг, финансы, логистика.

6.3.5 Руководитель проекта

Руководитель проекта или по крайней мере один представитель группы проектировщиков должны участвовать во всех совещаниях группы анализа проекта для объяснения выбранного конструктивного решения, ответа на вопросы, помощи группе анализа проекта в идентификации возможных проблем, их последствий и необходимых действий. Представители должны быть отобраны для посещения совещаний по анализу проекта, имеющих отношение к их функциям в процессе проектирования и разработки. Не все такие работники могут участвовать в работе группы анализа проекта из-за ограничений ее численности. Поэтому они могут быть приглашены только на ту часть совещания, где могут быть полезны. Однако все потенциальные участники должны получить повестку дня и все входные данные, относящиеся к их компетенции. Дополнительные представители группы проектировщиков могут участвовать как наблюдатели по согласованию с руководителем. Эти наблюдатели не имеют права говорить без разрешения руководителя группы анализа.