ГОСТ Р ИСО 30401-2020 Системы менеджмента знаний. Основные требования.

    ГОСТ Р ИСО 30401-2020

 НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА ЗНАНИЙ

 Основные требования

 Knowledge management systems. Requirements

ОКС 03.100.30

Дата введения 2021-01-01

 Предисловие

1 ПОДГОТОВЛЕН Обществом с ограниченной ответственностью "НИИ экономики связи и информатики "Интерэкомс" (ООО "НИИ "Интерэкомс"), Ассоциацией специалистов и экспертов менеджмента знаний "КМ-АЛЬЯНС", Научно-Техническим Центром "Газпром нефти" ("Газпромнефть НТЦ"), Высшей школой менеджмента Санкт-Петербургского государственного университета, Обществом с ограниченной ответственностью "ЛУКОЙЛ-НИЖЕГОРОДСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ И ПРОЕКТНЫЙ ИНСТИТУТ ПО ПЕРЕРАБОТКЕ НЕФТИ" (ООО "ЛУКОЙЛ-НИЖЕГОРОДНИИНЕФТЕПРОЕКТ") на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии стандарта, указанного в пункте 4

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 100 "Стратегический и инновационный менеджмент"

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ

Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29 сентября 2020 г. N 695-ст

4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 30401:2018* "Системы менеджмента знаний. Основные требования" (ISO 30401:2018 "Knowledge management systems - Requirements", IDT).

ИСО 30401 разработан подкомитетом ТК 260 "Управление человеческими ресурсами" Международной организации по стандартизации (ИСО)

5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

6 Некоторые положения международного стандарта, указанного в пункте 4, могут являться объектом патентных прав. Международная организация по стандартизации (ИСО) и Международная электротехническая комиссия (МЭК) не несут ответственности за идентификацию подобных патентных прав

Правила применения настоящего стандарта установлены в

статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации" . Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

 Введение

0.1 Назначение настоящего стандарта

Настоящий стандарт, относящийся к стандартам на системы менеджмента, предназначен для поддержки организаций в разработке системы менеджмента, которая результативно продвигает и обеспечивает создание ценности с использованием знаний.

Менеджмент знаний - это дисциплина, ориентированная на способы и средства, которыми организации создают и используют знания. Менеджмент знаний не имеет общепринятого определения и ранее не подпадал под действие международных стандартов на системы менеджмента. Существует множество известных барьеров на пути успешного менеджмента знаний, которые еще предстоит преодолеть, вопросов, требующих уточнения относительно других дисциплин (например, информационного менеджмента), а также распространенных заблуждений относительно возможных способов реализации менеджмента знаний (например, существует мнение о том, что приобретение соответствующей информационной системы является достаточным условием для создания ценности через менеджмент знаний).

Каждой организации следует разработать подход к менеджменту знаний, зависящий от ее бизнес- и операционной среды и отражающий конкретные потребности организации и планируемые результаты.

Цель настоящего стандарта заключается в формулировании обоснованных руководящих принципов и требований в области менеджмента знаний, используемых в качестве:

a) рекомендаций для организаций, которые стремятся приобрести компетенции по увеличению ценности корпоративных знаний;

b) основы для проведения аудита, сертификации, оценки и выявления компетентных организаций силами внутренних и внешних общепризнанных аудиторских организаций.

0.2 Важность менеджмента знаний

a) Целью работы является получение ценных результатов. Полученные результаты создаются за счет применения знаний. Знания организации становятся ключевым фактором, определяющим ее результативность, улучшенное сотрудничество и конкурентоспособность.

b) Работа со знаниями становится все более значимой во многих обществах и организациях. Большинство экономик мира стремится стать экономиками знаний, в которых знания являются основным источником благосостояния. В этом контексте знания становятся ключевым активом организаций. Знания особенно важны для многих областей, поскольку они позволяют принимать результативные решения, поддерживать эффективность процессов и способствовать их совершенствованию, обеспечивать адаптивность и устойчивость, создавать конкурентные преимущества и даже становиться самостоятельным продуктом.

c) Повышение доступности знаний создает возможности для профессионального развития работников организации за счет их обучения, практик и обмена знаниями.

d) Организации больше не могут полагаться на спонтанное распространение знаний для поддержания темпа изменений. Напротив, знания должны целенаправленно создаваться, консолидироваться, применяться и многократно использоваться быстрее, чем происходят изменения.

e) Географически рассредоточенные и децентрализованные организации, использующие одни и те же процессы и предоставляющие идентичные услуги в различных регионах, могут получать большие выгоды от обмена практиками, экспертизой и обучения, преодолевая организационные границы.

f) Естественная убыль трудовых ресурсов и текучесть кадров в современном обществе оказывают влияние на менеджмент знаний. Во многих организациях критически важными знаниями часто владеют и/или отвечают за их сохранение отдельные эксперты, создавая риск утраты этих знаний в случае организационных изменений или увольнения этих экспертов.

g) Эффективный менеджмент знаний поддерживает сотрудничество между различными организациями, стремящимися к достижению общих целей.

Знания являются нематериальным активом организации, которым нужно управлять так же, как и любым другим активом. Его необходимо формировать, консолидировать, сохранять, распространять, адаптировать и применять для того, чтобы работники могли принимать результативные решения, предпринимать согласованные действия, решать проблемы на основе полученного опыта и инсайтов касательно будущего. Менеджмент знаний - это комплексный подход к повышению качества обучения и эффективности за счет оптимального использования знаний с целью создания ценности для организации. Менеджмент знаний поддерживает существующие процессы и стратегии развития, поэтому его необходимо интегрировать с другими организационными функциями.

0.3 Основополагающие принципы менеджмента знаний

a) Природа знаний: знания нематериальны и сложны, знания создаются людьми.

b) Ценность: знания являются ключевым источником создания ценности в организации, стремящейся к достижению намеченных целей. Поддающаяся определению ценность знаний состоит в их влиянии на организационные цели, видение, задачи, политики, процессы и результаты деятельности организации. Менеджмент знаний - это средство раскрытия потенциальной ценности знаний.

c) Фокусировка: менеджмент знаний служит целям, стратегиям и потребностям организации.

d) Адаптивность менеджмента знаний: не существует единого решения, связанного с менеджментом знаний, которое подходило бы всем организациям во всех контекстах. Организации могут разрабатывать собственный подход к определению области применения знаний и менеджмента знаний, к способам его реализации, исходя из собственных потребностей и контекста организации.

e) Общее понимание: люди создают свои знания, воспринимая получаемую информацию. Для достижения общего понимания менеджмент знаний должен включать взаимодействие между работниками, при необходимости используя для этого контент, процессы и технологии.

f) Среда: знаниями не управляют напрямую; менеджмент знаний фокусируется на управлении рабочей средой, тем самым содействуя формированию жизненного цикла знаний.

g) Культура: культура имеет критическое значение для эффективного менеджмента знаний.

h) Итеративность менеджмента знаний: менеджмент знаний должен осуществляться поэтапно, включая циклы обучения и получения обратной связи.

0.4 Область применения менеджмента знаний

Особенности менеджмента знаний зависят от особенностей конкретной организации.

В приложении А приведено описание области применения менеджмента знаний с учетом различных состояний знаний как сплошного, непрекращающегося потока их изменения.

В приложении B приведено пояснение области применения менеджмента знаний в сравнении с другими разновидностями менеджмента.

0.5 Краткие выводы

В настоящем стандарте определены требования к системам менеджмента знаний в тех организациях, которые позволят обеспечить их успешное внедрение. Требования настоящего стандарта являются достаточно гибкими и учитывают различия организаций в зависимости от их типа, характерных особенностей и потребностей.

      1 Область применения

В настоящем стандарте установлены требования к системам менеджмента знаний, а также приведены руководящие указания по их созданию, внедрению, поддержанию, анализу и совершенствованию с целью эффективного управления знаниями в организации независимо от ее типа и размера, а также предоставляемых видов продукции и услуг.

      2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте нормативные ссылки отсутствуют.

      3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями.

Организации ИСО и МЭК поддерживают терминологические базы данных для их использования в стандартизации по следующим адресам:

- платформа просмотра в режиме онлайн ИСО, которая доступна по адресу: https://www.iso.org/obp;

- IEC Electropedia, которая доступна по адресу http://www.electropedia.org/.

3.1 организация (organization): Лицо или группа людей, связанныx определенными отношениями, имеющих ответственность, полномочия и выполняющих свои функции для достижения их целей (3.8).

Примечание 1 - Понятие организации включает в себя, но не ограничивается следующими примерами: индивидуальный предприниматель, компания, корпорация, фирма, предприятие, орган власти, товарищество, ассоциация, благотворительное учреждение, а также их часть или их объединение, являющиеся или неявляющиеся юридическим лицом, государственные или частные.

3.2 заинтересованная сторона (interested party, предпочитаемый термин), стейкхолдер (stakeholder, допустимый термин): Лицо или организация (3.1), которые могут воздействовать на осуществление деятельности или принятие решения, быть подверженными их воздействию или воспринимать себя в качестве последних.

Примечание 1 - В менеджменте знаний потенциально каждый является заинтересованной стороной. Конкретные мероприятия по менеджменту знаний будут вовлекать конкретные заинтересованные стороны, например: сотрудники организации, ее руководство высшего звена (3.5), руководители проектов/подразделений/направлений деятельности организации, внешние потребители, инвесторы, партнеры и поставщики.

3.3 требование (requirement): Потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным.

Примечание 1 - Слова "обычно предполагается" означают, что это общепринятая практика организации (3.1) и заинтересованных сторон (3.2), что рассматриваемые потребности или ожидания предполагаются.

Примечание 2 - Установленным является такое требование, которое определено, например, в документированной информации (3.11).

3.4 система менеджмента (management system): Совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих элементов организации (3.1) для разработки политик (3.7), целей (3.8) и процессов (3.12) для достижения этих целей.

Примечание 1 - Система менеджмента может относиться к одному или нескольким аспектам деятельности.

Примечание 2 - Элементы системы менеджмента определяют структуру организации, роли и ответственность, планирование, функционирование, политики, практики, правила, убеждения, цели и процессы для достижения этих целей.

Примечание 3 - Область применения системы менеджмента может охватывать всю организацию, определенные функции организации, определенные части организации, одну или более функцию в группе организаций.

Примечание 4 - Система может включать особенности поведения и динамику каждого сотрудника или их группы.

3.5 руководство высшего звена, высшее руководство (top management): Лицо или группа людей, осуществляющих руководство и управление организацией (3.1) на высшем уровне.

Примечание 1 - Руководство высшего звена имеет право делегировать полномочия и предоставлять ресурсы в рамках организации.

Примечание 2 - Если область применения системы менеджмента (3.4) охватывает только часть организации, под руководством высшего звена подразумевают тех, кто осуществляет руководство и управляет этой частью организации.

3.6 результативность (effectiveness): Степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов.

3.7 политика (policy): Намерения и направления деятельности организации (3.1), официально сформулированные ее руководством высшего звена (3.5).

3.8 цель (objective): Результат, который должен быть достигнут.

Примечание 1 - Цель может быть стратегической, тактической или оперативной.

Примечание 2 - Цели могут относиться к разным аспектам (такие как финансовые цели, цели в области здоровья и безопасности, экологии), а также применяться на разных уровнях [например, стратегическом, организации (3.1) в целом, проекта, продукции и процесса (3.12)].

Примечание 3 - Цель может быть выражена различными способами, например в виде намеченного результата, намерения, критерия работы, цели менеджмента знаний (3.26), или другими словами с аналогичным значением (например, целевая установка, заданная величина, задача).

Примечание 4 - В контексте систем менеджмента знаний (3.28) цели управления знаниями устанавливаются организацией в соответствии с политикой управления знаниями для достижения конкретных результатов.

3.9 риск (risk): Влияние неопределенности.

Примечание 1 - Влияние выражается в отклонении от ожидаемого результата - позитивном или негативном.

Примечание 2 - Неопределенность является состоянием, связанным с недостатком, даже частично, информации (3.24), понимания или знания (3.25) о событии, его последствиях или вероятности.

Примечание 3 - Риск часто определяют по отношению к потенциальным событиям (как определено в Руководстве ИСО 73:2009, 3.5.1.3) и их последствиям (как установлено в Руководстве ИСО 73:2009, 3.6.1.3) или к их комбинации.

Примечание 4 - Риск часто выражается в терминах комбинации последствий события (включая изменения в обстоятельствах) и связанных с ними вероятностей (как определено в Руководстве ИСО 73:2009, 3.6.1.1) возникновения.

3.10 компетентность (competence): Способность применять знания (3.25) и навыки (3.30) для достижения намеченных результатов.

Примечание 1 - Продемонстрированная компетентность иногда рассматривается как квалификация.

3.11 документированная информация (documented information): Информация (3.24), которая должна управляться и поддерживаться организацией (3.1), и носитель, который ее содержит.

Примечание 1 - Документированная информация может быть любого формата и на любом носителе и может быть получена из любого источника.

Примечание 2 - Документированная информация может относиться:

- к системе менеджмента (3.4), включая соответствующие процессы (3.12);

- информации, созданной для функционирования организации (3.1; "документация");

- свидетельствам достигнутых результатов (записи).

3.12 процесс (process): Совокупность взаимосвязанных и (или) взаимодействующих видов деятельности, использующих входы для получения намеченного результата.

3.13 результаты деятельности (performance): Измеримый итог.

Примечание 1 - Результаты деятельности могут относиться к количественным и качественным полученным данным.

Примечание 2 - Результаты деятельности могут относиться к менеджменту действий, процессам (3.12), продукции, услугам, системам или организациям (3.1).

3.14 передача процесса (outsource): Заключение соглашения, в соответствии с которым внешняя организация (3.1) выполняет часть функции или процесса (3.12) организации.

Примечание 1 - Внешняя организация не входит в область применения системы менеджмента (3.4), хотя переданная функция или процесс подпадают под область применения системы менеджмента.

3.15 мониторинг (monitoring): Определение статуса системы, процесса (3.12), продукции, услуги или действия.

Примечание 1 - Для определения статуса может возникнуть необходимость проверить, проконтролировать или отследить.

3.16 измерение (measurement): Процесс (3.12) определения величины.

3.17 аудит (audit): Систематический, независимый и документируемый процесс (3.12) получения объективных свидетельств и их объективного оценивания для установления степени соответствия критериям аудита.

Примечание 1 - Аудит может быть внутренним (аудит, проводимый первой стороной) или внешним (аудит, проводимый второй или третьей стороной), а также аудит может быть комплексным или совместным.

Примечание 2 - Внутренний аудит проводится первой стороной (самой организацией) или уполномоченной на это второй стороной (внешней организацией).

Примечание 3 - Термины "объективные свидетельства" и "критерии аудита" определены в ИСО 19011.

3.18 соответствие (conformity): Выполнение требования (3.3).

3.19 несоответствие (non-conformity): Невыполнение требования (3.3).

3.20 коррекция (correction): Действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия (3.19).

3.21 корректирующее действие (меры коррекции) (corrective action): Действие, предпринятое для устранения причины несоответствия (3.19) и для предупреждения его повторного возникновения.

3.22 непрерывное совершенствование, постоянное улучшение (continual improvement): Повторяющаяся деятельность по улучшению результатов деятельности (3.13).

3.23 сотрудничество (collaboration): Осознанный подход к совместной деятельности в соответствии с согласованной общей целью (без определенных границ).

Примечание 1 - Границы могут быть функциональными, организационными, географическими или между организациями (3.1). Сотрудничество часто зависит от здоровой культуры менеджмента знаний (3.27) и направлено на облегчение совместного создания и обмена знаниями (3.25) между сотрудничающими сторонами.

3.24 информация (information): Значимые данные.

[ИСО 9000:2015, пункт 3.8.2]

3.25 знание (knowledge): Человеческий актив или актив организации, позволяющий принимать эффективные решения и действовать в соответствии с контекстом.

Примечание 1 - Знания могут быть персональными, коллективными или организационными.

Примечание 2 - Существуют различные представления относительно области применения знаний, которые могут зависеть от контекста и намеченных целей. Вышеприведенное определение знания является обобщенным со всех точек зрения. Примерами знаний могут служить идеи и ноу-хау.

Примечание 3 - Знания могут приобретаться в результате обучения или накопления опыта.

3.26 менеджмент знаний (knowledge management): Менеджмент применительно к знаниям.

[ИСО 30400:2016, 14.1, с изменениями]

Примечание 1 - Менеджмент знаний используется в качестве системного и целостного подхода, предназначенного для повышения качества получаемых результатов и обучения.

Примечание 2 - Менеджмент знаний включает в себя оптимизацию процессов выявления, создания, анализа, представления, распространения и применения знаний с целью создания ценности для организации.

3.27 культура менеджмента знаний (knowledge management culture): Элементы корпоративной культуры (3.29), позволяющие поддерживать ценности, характер поведения и деятельность организации, связанные с системой менеджмента знаний (3.28).

3.28 система менеджмента знаний (knowledge management system): Часть системы менеджмента (3.4) применительно к знаниям (3.25).

Примечание 1 - Элементы системы включают культуру менеджмента знаний организации (3.27), структуру, способ организации управления, лидерство в организации; роли и ответственность; планирование, технологию, процессы и функционирование.

3.29 организационная культура (organizational culture): Ценности, убеждения и практики, которые влияют на поведение и поступки людей и организаций.

[ИСО 30400:2016, 3.2]

Примечание 1 - Культура менеджмента знаний (3.27) является поддерживающим элементом организационной культуры.

3.30 навык (skill): Способность выполнять задачи в соответствии с определенными ожиданиями, приобретенная в ходе обучения.

      4 Среда организации