ГОСТ 13.1.101-93 Репрография. Микрография. Микрофильм документа на правах подлинника. Порядок изготовления, учета, хранения и применения.

       

ГОСТ 13.1.101-93

 

Группа Т71.1

 

      

     

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

 

 

 Репрография. Микрография

 

 МИКРОФИЛЬМ ДОКУМЕНТА НА ПРАВАХ ПОДЛИННИКА

 

 Порядок изготовления, учета, хранения и применения

 

 Reprography. Micrography. Microfilm of document with the status of original. Order of manufacture, registration, storage and application

 

 

 

ОКС 37.080.00*

ОКСТУ 0013

____________________

* В указателе "Национальные стандарты" 2008 г.

ОКС 37.080. - Примечание изготовителя базы данных.

Дата введения 1997-01-01

 

      

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Научно-исследовательским институтом репрографии (НИИР), Всероссийским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), Российским научно-исследовательским центром космической документации (РНИИЦКД), Техническим комитетом по стандартизации ТК 185 "Репрография"

 

ВНЕСЕН Госстандартом Российской Федерации

 

2 ПРИНЯТ Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации 15.03.94 (отчет Технического секретариата N 1)

 

За принятие проголосовали:

 

 

 

Наименование государства

Наименование национального органа по стандартизации

Азербайджанская Республика

Азгосстандарт

Республика Беларусь

Белстандарт

Киргизская Республика

Киргизстандарт

Республика Молдова

Молдовастандарт

Российская Федерация

Госстандарт России

Туркменистан

Туркменгосстандарт

Украина

Госстандарт Украины

 

3 Постановлением Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 22 февраля 1996 г. N 90 межгосударственный стандарт ГОСТ 13.1.101-93 введен в действие непосредственно в качестве государственного стандарта Российской Федерации с 1 января 1997 г.

 

4 ВЗАМЕН ГОСТ 13.1.101-79

 

 

      1 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящий стандарт распространяется на микрофильмы документов на правах подлинников - микрофильмы, изготовленные в результате непосредственной съемки документа-подлинника на микрографической пленке, имеющие отличительный символ и предназначенные для рабочего использования и временного или постоянного хранения в архивах: учреждений, организаций, предприятий и объединений предприятий (далее - предприятий), отнесенных к государственной и муниципальной собственности, предприятий с иной формой собственности и общественных объединений, если они хранят документы государственной части Архивного фонда страны, а также для постоянного хранения в государственных архивах взамен документов-подлинников. Стандарт устанавливает требования к организации и содержанию работ по изготовлению, учету, хранению и применению микрофильмов.

 

Микрофильм документа на правах подлинника обладает юридической силой подлинника при аннулировании и уничтожении документа-подлинника.

 

Стандарт не распространяется на микрофильмы страхового фонда, микрофильмы, полученные на выходе из ЭВМ, а также реверсивные микрофильмы, свойства которых позволяют осуществлять многократное воспроизведение и стирание микроизображения на одном и том же участке.

 

Требования 4.1-4.10; 4.12; 4.14; 4.15; 5.1-5.4; 6.1-6.5; 7.1-7.4; 8.1-8.2 настоящего стандарта являются обязательными, остальные требования стандарта являются рекомендуемыми.

 

 

      2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:

 

ГОСТ 2.004-88 ЕСКД. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ

 

ГОСТ 2.102-68 ЕСКД. Виды и комплектность конструкторских документов

 

ГОСТ 2.103-68 ЕСКД. Стадии разработки

 

ГОСТ 2.105-95 ЕСКД. Общие требования к текстовым документам

 

ГОСТ 2.109-73 ЕСКД. Основные требования к чертежам

 

ГОСТ 2.304-81 ЕСКД. Шрифты чертежные

 

ГОСТ 2.501-88 ЕСКД. Правила учета и хранения

 

ГОСТ 3.1102-81 ЕСТД. Стадии разработки и виды документов

 

ГОСТ 3.1127-93 ЕСТД. Общие правила выполнения текстовых технологических документов

 

ГОСТ 3.1128-93 ЕСТД. Общие правила выполнения графических технологических документов

 

ГОСТ 3.1129-93 ЕСТД. Общие правила записи технологической информации в технологических документах на технологические процессы и операции

 

ГОСТ 6.38-90* УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

________________

* На территории Российской Федерации действует ГОСТ Р 6.30-2003, здесь и далее по тексту. - Примечание изготовителя базы данных.

 

ГОСТ 7.65-92 СИБИД. Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению

 

ГОСТ 13.1.002-80* Репрография. Микрография. Документы для съемки. Общие требования и нормы

________________

* На территории Российской Федерации действует ГОСТ 13.1.002-2003, здесь и далее по тексту. - Примечание изготовителя базы данных.     

 

ГОСТ 13.1.101-93 Репрография. Микрография. Микрофильм документа на правах подлинника. Порядок изготовления, учета, хранения и применения

 

ГОСТ 13.1.102-93 Репрография. Микрография. Микрофильмы на галогенидосеребряных пленках. Общие технические требования и методы контроля

 

ГОСТ 13.1.104-93 Репрография. Микрография. Микрофильмы рулонные. Основные размеры и размещение микроизображений

 

ГОСТ 13.1.105-91 Репрография. Микрография. Микрофиши. Типы

 

ГОСТ 13.1.109-89 Репрография. Микрография. Микроформы технической документации. Общие требования и нормы

 

ГОСТ 13.1.110-89 Репрография. Микрография. Микрофильмы газет рулонные. Общие требования и нормы

 

ГОСТ 13.1.111-89 Репрография. Микрография. Микрофиши отчетов о НИР. Общие требования и нормы

 

ГОСТ 13.1.112-89 Репрография. Микрография. Микрофиши нормативно-технических документов. Общие требования и нормы

 

ГОСТ 13.1.114-90 Репрография. Микрография. Микрофиши каталогов. Общие требования и нормы

 

ГОСТ 13.1.116-90 Репрография. Микрография. Микрофиши периодических изданий. Общие требования и нормы

 

ГОСТ 13.1.202-88 Репрография. Микрография. Символы и трафареты. Общие требования

 

ГОСТ 13.1.204-85 Репрография. Микрография. Внесение изменений в микроформы

 

ГОСТ 13.1.205-85 Репрография. Микрография. Микроформы. Правила учета

 

ГОСТ 13.1.207-86 Репрография. Микрография. Обозначение микроформ и микрофильмов. Типовые структуры обозначений и условия их применения

 

ГОСТ 13.1.502-74 Репрография. Микрография. Аппараты копировально-увеличительные. Типы

 

ГОСТ 19.101-77 ЕСПД. Виды программ и программных документов

 

ГОСТ 19.102-77 ЕСПД. Стадии разработки

 

ГОСТ 19.105-78 ЕСПД. Общие требования к программным документам

 

ГОСТ 19.106-78 ЕСПД. Требования к программным документам, выполненным печатным способом

 

ГОСТ 21.101-93* СПДС. Основные требования к рабочей документации

________________

* На территории Российской Федерации действует ГОСТ Р 21.1101-2009, здесь и далее по тексту. - Примечание изготовителя базы данных.

 

ГОСТ 34.201-89 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем

 

ГОСТ 34.601-90 Информационная технология. Автоматизированные системы. Стадии создания

 

      3 ОПРЕДЕЛЕНИЯ

В настоящем стандарте применяют следующие термины с соответствующими определениями:

 

архивный фонд: Совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь народа, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народа;

 

государственная часть Архивного фонда: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной и муниципальной собственностью;

 

негосударственная часть Архивного фонда: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью общественных объединений и организаций, а также религиозных объединений и организаций или находящиеся в частной собственности и представляющих собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность;

 

аннулирование: Изъятие из обращения с соответствующими отметками микрофильма-подлинника, микрофильма-дубликата или документа-подлинника без их уничтожения.

 

 

      4 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

4.1 Основанием для изготовления и применения микрофильмов документов на правах подлинников (далее - микрофильмов-подлинников), а также аннулирование и уничтожение документов-подлинников является решение руководителя предприятия - держателя документа-подлинника, оформленное распорядительным документом.

 

Решение руководителя предприятия об изготовлении, применении, а также аннулировании и уничтожении документов постоянного срока хранения должно быть согласовано с учреждением государственной архивной службы (ГАС), курирующим данное предприятие.

 

Решение руководителя предприятия об изготовлении, применении, а также аннулировании и уничтожении документов-подлинников, имеющих оборонное значение, должно быть согласовано с заказывающими управлениями.

 

4.2 Решением должны быть определены порядок и сроки проведения работ, а также план основных организационно-технических мероприятий, обеспечивающих реализацию решения, и ответственные исполнители, в том числе ответственные исполнители, проверяющие соответствие микрофильмов-подлинников документам-подлинникам.

 

4.3 План организационно-технических мероприятий по переводу документов предприятия на микрофильмы-подлинники должен содержать следующие основные виды работ:

 

- разработку, согласование и утверждение перечня документов-подлинников предприятия, подлежащих микрофильмированию, для замены микрофильмами-подлинниками (ПДП);

 

- организацию участка микрофильмирования (при выполнении работ на собственном предприятии);

 

- оснащение необходимым оборудованием участков хранения и использования микрофильмов;

 

- решение организационно-управленческих вопросов использования микрофильмов-подлинников, в том числе: разработку и корректировку стандартов предприятия, инструкций и положений, разработку, при необходимости, технического проекта служб микрофильмирования отдела технической документации;

 

- организацию работ по микрофильмированию документации, учету, хранению и применению микрофильмов-подлинников;

 

- организацию работ по аннулированию и уничтожению замененных документов-подлинников.

 

Если на предприятии действует система обработки документации на основе микрофильмирования, то тип микрофильма-подлинника должен соответствовать применяемым микрофильмам.

 

4.4 Исходным материалом для разработки ПДП являются номенклатура дел предприятия, описи дел постоянного и долговременного сроков хранения и первичная учетная документация предприятия, перечень видов документов постоянного срока хранения, микрофильмы которых на правах подлинников подлежат передаче на государственное хранение (приложение А), а также действующие нормативно-методические документы, разработанные учреждениями ГАС (приложение Б).

 

4.5 ПДП составляют подразделения, обеспечивающие разработку и обработку документации на предприятии, с участием членов постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) данного предприятия. Функции головного исполнителя для технической документации при этом возлагают на отделы технической документации.

 

Если ЭК рассматривает документы, имеющие оборонное значение, то в ее состав входит представитель заказчика на предприятии.

 

4.6 Анализ исходных материалов, указанных в 4.4, проводят в порядке, установленном документами, приведенными в приложении Б.

 

4.7 Микрофильм-подлинник применяют:

 

- для всех видов документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности предприятий, приведенных в приложении А;

 

- для всех видов документов постоянного срока хранения в соответствии с 4.13 по согласованию с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива;

 

- для всех видов документов временного срока хранения - в соответствии с решением руководителя предприятия - держателя документа-подлинника, кроме указанных в 4.10.

 

4.8 Все виды документов со сроками хранения от 5 до 75 лет, указанные в действующих нормативно-методических документах ГАС (приложение Б) и не подлежащие рассмотрению ЭПК государственного архива, разрешается включать в ПДП, заменять на микрофильм-подлинник, аннулировать и уничтожать в порядке, установленном настоящим стандартом.

 

4.9 В ПДП включают:

 

- документацию, образующуюся в управленческой деятельности, - после формирования в законченные дела;

 

- техническую документацию на изделия производства, объекты капитального строительства - после снятия продукции (изделия) с производства или сдачи объекта капитального строительства в эксплуатацию;

 

- документацию всех стадий научно-исследовательских, опытно-конструкторских работ, опытного производства, в которую не вносят изменения (имеется незначительное число изменений).

 

4.10 Не подлежат замене на микрофильм-подлинник:

 

- первичная учетная, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, финансовая и другая специальная документация, необходимая для ревизий, а также для начисления пенсий - в течение 10 лет;

 

- документы постоянного или временного сроков хранения, имеющие художественные, автографические, палеографические и другие особенности, которые не могут быть полностью воспроизведены на микрофильмах.

 

4.11 Документы всех видов, подвергающиеся изменениям, а также документы со сроком хранения до 5 лет к замене на микрофильм-подлинник не рекомендуются.

 

4.12 Разработчики составляют ПДП по форме приложения В, подписывают его и согласовывают при необходимости с заказчиком и (или) его представителем (для документов, имеющих оборонное значение), и, в случае, если в ПДП включены документы постоянного срока хранения, с ЭПК государственного архива или иного учреждения ГАС, курирующих данное предприятие.

 

4.13 Предприятиям с частной и иной формами собственности, а также общественным объединениям при передаче ими на государственное хранение документов негосударственной части Архивного фонда страны разрешается передаваемые документы заменять на микрофильмы-подлинники.

 

Государственный учет и экспертизу ценности указанных документов проводят в порядке, устанавливаемом ГАС.

 

4.14 Микрофильмирование документов в целях изготовления микрофильмов-подлинников осуществляют силами как своего предприятия, так и сторонних предприятий с соблюдением требований настоящего стандарта.

 

4.15 Подготовку и передачу микрофильмов-подлинников и их дубликатов на государственное хранение осуществляют в соответствии с требованиями ГОСТ 7.65 и действующих нормативно-методических документов ГАС (приложение Б).

 

На государственное хранение передают микрофильм-подлинник и два дубликата.

 

 

      5 ПОРЯДОК ИЗГОТОВЛЕНИЯ МИКРОФИЛЬМОВ-ПОДЛИННИКОВ И ИХ ЗАЩИТЫ ОТ НЕСАНКЦИОНИРОВАННЫХ ДЕЙСТВИЙ

 

      

 

      5.1 Требования к микрофильму-подлиннику

5.1.1 Микрофильмы-подлинники изготавливают в виде рулонных микрофильмов типоразмеров МР-16 и МР-35 по ГОСТ 13.1.104, микрофильмов в отрезке типоразмеров МО-16 и МО-35 и микрофиш по ГОСТ 13.1.105.

 

5.1.2 Микрофильмы-подлинники должны удовлетворять требованиям ГОСТ 13.1.102; ГОСТ 13.1.104; ГОСТ 13.1.105; ГОСТ 13.1.109 (в части требований к рулонным микрофильмам), ГОСТ 13.1.110; ГОСТ 13.1.111; ГОСТ 13.1.112; ГОСТ 13.1.114; ГОСТ 13.1.116 и требованиям настоящего стандарта.

 

5.1.3 Микрофильм-подлинник изготавливают в одном экземпляре. С микрофильма-подлинника допускается изготавливать не более трех дубликатов микрофильма-подлинника.

 

5.1.4 Для изготовления микрофильма-подлинника и его дубликатов используют:

 

- галогенидосеребряные пленки - в случае, если микрофильм-подлинник и его дубликаты подлежат долговременному или постоянному хранению;

 

- диазотипные пленки - для изготовления дубликатов микрофильма-подлинника, подлежащих временному хранению;

 

- другие типы пленок (например электрофотографическую) - в случае, если микрофильм-подлинник подлежит временному хранению и обеспечивается срок его хранения, соответствующий сроку хранения документа-подлинника.

 

5.1.5 Микрофильм-подлинник должен иметь отличительный символ, представляющий собой прописную букву "П" русского алфавита по ГОСТ 2.304 (буква без наклона, размер шрифта 3,5) в окружности диаметром 5 мм (рисунок 1).

 

 

Рисунок 1

5.1.6 Параметры трафаретов символов в зависимости от масштаба уменьшения изображения должны соответствовать приведенным в таблице 1.

 

Таблица 1

В миллиметрах

 

 

 

Масштаб уменьшения изображения

Диаметр окружности

Высота буквы

1:7,4

37

26

1:10,5

52

37

1:14,8

74

52

1:21,0

105

74

1:24,0

120

84

1:29,7

148

105

1:42,0

210

147

1:48,0

240

168

 

5.1.7 Отличительный символ располагают:

 

- в начале и конце рулона, отрезка, в центре отдельных кадров по ГОСТ 13.1.104 - на микрофильме рулонном и микрофильме в отрезке;

 

- в правом верхнем углу поля заголовка или кодового поля на микрофише по ГОСТ 13.1.105.

 

5.1.8 На дубликате микрофильма-подлинника, изготовленном с микрофильма-подлинника, отличительный символ должен иметь отверстия (перфорации), определяющие его порядковый номер (рисунок 2):

 

           

 

Рисунок 2

Требования к отверстиям перфораций - по ГОСТ 13.1.204.

 

 

      5.2 Требования к документу-подлиннику

Документы-подлинники, подлежащие замене на микрофильм-подлинник, должны соответствовать общим требованиям и нормам ГОСТ 13.1.002 и требованиям:

 

- ГОСТ 2.004; ГОСТ 2.102; ГОСТ 2.103; ГОСТ 2.105; ГОСТ 2.109 - для конструкторских документов;

 

- ГОСТ 2.004; ГОСТ 3.1102; ГОСТ 3.1104*; ГОСТ 3.1127; ГОСТ 3.1128; ГОСТ 3.1129 - для технологических документов;

________________

* Соответствует оригиналу. - Примечание изготовителя базы данных.

 

- ГОСТ 6.38 - для организационно-распорядительных документов;

 

- ГОСТ 19.101; ГОСТ 19.102; ГОСТ 19.105; ГОСТ 19.106 - для программных документов;

 

- ГОСТ 2.004; ГОСТ 21.101 - для проектных строительных документов;

 

- ГОСТ 34.201; ГОСТ 34.601 - для документов, используемых при создании автоматизированных систем.

 

На документах, не соответствующих требованиям данных стандартов, перед съемкой должны быть проставлены соответствующие символы по ГОСТ 13.1.202. Изменение и восстановление (ретуширование) документов-подлинников с целью улучшить их читаемость перед съемкой не допускаются.

 

 

      5.3 Требования к формам учета

5.3.1 Микрофильмы-подлинники следует изготавливать на основании заказа-наряда, оформленного в соответствии с приложением Г.

 

5.3.2 На основании ПДП на документы, отобранные для микрофильмирования, составляют перечень документов для микрофильмирования (ПДМ) по форме приложения Д.

 

5.3.3 Учет документов, пленки, микрофильмов, увеличенных бумажных копий и т.п. в процессе изготовления микрофильмов-подлинников, их дубликатов и внесения изменений в микрофильмы-подлинники осуществляют с помощью журнала учета по форме приложения Е.

 

5.3.4 На каждый изготовленный микрофильм-подлинник заполняют технический паспорт по форме приложения Ж.

 

 

      5.4 Требования к методам контроля микрофильмов-подлинников

5.4.1 Методы контроля микрофильмов-подлинников - по ГОСТ 13.1.102 и ГОСТ 13.1.502.

 

5.4.2 При наличии дефектов в изготовленном микрофильме-подлиннике составляют дефектную ведомость по форме приложения И.

 

 

      6 ПОРЯДОК УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И ПРИМЕНЕНИЯ МИКРОФИЛЬМОВ-ПОДЛИННИКОВ

6.1 Микрофильмы-подлинники и их дубликаты, принимаемые на хранение в архив предприятия, регистрируют в инвентарных книгах и учетных карточках по ГОСТ 13.1.205. При этом в графе "Обозначение" указывают обозначение микрофильма по ГОСТ 13.1.207 и адрес (местонахождение) микроизображения данного документа-подлинника в микрофильме.

 

В состав обозначения микрофильма-подлинника (дубликата микрофильма-подлинника) вводят отличительный символ П (Д1, Д2, Д3), который размещают перед первым знаком (знаковой группой).

 

6.2 Каждому микрофильму-подлиннику и его дубликатам присваивают одинаковый инвентарный номер, который проставляют в инвентарной книге, учетной карточке, в техническом паспорте и на таре (упаковке) для хранения микрофильма-подлинника. Для рулонного микрофильма и микрофильма в отрезке инвентарный номер располагают также на начальных и конечных ракордах, на микрофише - в кодовом поле заголовка.

 

6.3 Хранят микрофильмы-подлинники (дубликаты микрофильмов-подлинников) при нормальных климатических факторах внешней среды, установленных ГОСТ 15150 для изделий исполнения УХЛ категории 4.

 

Хранение микрофильмов-подлинников и их дубликатов, переданных на постоянное государственное хранение, - по ГОСТ 7.65.

 

Сроки хранения микрофильмов-подлинников должны быть те же, что и замененных ими документов-подлинников. Вопросы их дальнейшего применения (хранения, уничтожения) решают в порядке, установленном ГАС для документов-подлинников с учетом требований настоящего стандарта.

 

6.4 Применение на предприятии микрофильмов-подлинников для рабочего использования допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя предприятия-держателя микрофильма-подлинника с обязательной регистрацией в учетных карточках.

 

6.5 Дубликаты микрофильма-подлинника применяют следующие:

 

- контрольный - для восстановления микрофильма-подлинника в случае его утраты и порчи;

 

- остальные - для изготовления с них необходимого количества копий микрофильмов для рабочего использования, а также для воспроизведения увеличенных бумажных копий при внесении изменений.

 

 

      7 ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ (ДОПОЛНЕНИЙ) В МИКРОФИЛЬМЫ-ПОДЛИННИКИ

7.1 При необходимости внесения изменений в микрофильм-подлинник технической документации с дубликата микрофильма-подлинника изготавливают увеличенную бумажную копию документа, подлежащего изменению. После внесения изменений (дополнений) в указанную копию изготавливают измененные кадры микрофильма-подлинника в соответствии с разделом 5.

 

7.2 С измененных кадров микрофильма-подлинника изготавливают не более трех дубликатов с обозначением их порядкового номера в соответствии с 5.1.8 для использования по 6.4-6.5.

 

7.3 В микрофильме-подлиннике и его дубликатах аннулируют соответствующие измененные кадры путем их просечки (компостирования) по ГОСТ 13.1.204.

 

7.4 По мере накопления изменений микрофильм-подлинник изготавливают вновь на единую микроформу (рулонный микрофильм, микрофиша).

 

Исходный микрофильм-подлинник и микрофильмы-подлинники, дополнявшие его при изменении, должны быть аннулированы и уничтожены. Аннулируют указанные микрофильмы-подлинники путем компостирования по ГОСТ 13.1.204 их отличительных символов.

 

Аналогичным образом аннулируют соответствующие дубликаты микрофильмов-подлинников.

 

 

      8 ПОРЯДОК АННУЛИРОВАНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ-ПОДЛИННИКОВ И МИКРОФИЛЬМОВ-ПОДЛИННИКОВ

 

      

 

      8.1 Порядок аннулирования и уничтожения документов-подлинников

8.1.1 Все документы-подлинники, с которых изготовлены микрофильмы-подлинники, должны быть аннулированы. Допускается применять конструкторские и технологические документы-подлинники, имеющие хорошее физическое состояние, в качестве рабочих копий без аннулирования.

 

8.1.2 При аннулировании замененных документов-подлинников, дубликатов, копий (при их наличии) на всех аннулированных листах должен быть проставлен штамп "АННУЛИРОВАН. Заменен микрофильмом, инвентарный номер...".

 

При аннулировании всех листов сброшюрованного или переплетенного документа-подлинника штамп разрешается проставлять на титульном (заглавном) листе.

 

При переводе конструкторского или технологического документа-подлинника в рабочую копию на всех листах документа должен быть проставлен штамп "ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА" или "ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА" по ГОСТ 2.501.

 

8.1.3 Основанием для уничтожения аннулированных документов-подлинников являются решение руководителя предприятия (по 4.1) и сведения в ПДП о дальнейшем применении документов после замены их микрофильмами-подлинниками.

 

8.1.4 Уничтожение аннулированных документов-подлинников должно быть оформлено актами. Для научно-технической документации применяют акт по форме приложения К, для документации в управленческой деятельности - акт по форме приложения Л.

 

При выделении к уничтожению документов, имеющих оборонное значение, акты предприятия о выделении к уничтожению документов, приведенные в приложениях К и Л, согласовывают с заказчиком (или его представителем).

 

 

      8.2 Порядок аннулирования и уничтожения микрофильмов-подлинников и их дубликатов

8.2.1 Микрофильмы-подлинники и их дубликаты, не подлежащие передаче на государственное хранение, по истечении сроков хранения (от 5 до 75 лет) аннулируют и уничтожают.

 

8.2.2 Аннулирование микрофильмов-подлинников и их дубликатов осуществляют в порядке, указанном в 7.4.

 

8.2.3 Уничтожение аннулированных микрофильмов-подлинников и их дубликатов оформляют актом по форме приложения М.

 

ПРИЛОЖЕНИЕ А

(обязательное)

 

      

ПЕРЕЧЕНЬ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ ПОСТОЯННОГО СРОКА ХРАНЕНИЯ, МИКРОФИЛЬМЫ КОТОРЫХ НА ПРАВАХ ПОДЛИННИКА ПОДЛЕЖАТ ПЕРЕДАЧЕ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ

 

 

 

Таблица А.1

 

 

 

Номер статьи по типовому перечню

Вид документа

Примечание

1 Управленческая деятельность

2б*

Постановления органов государственной (законодательной и исполнительной) власти, органов местного самоуправления и общественных объединений (в других организациях)

Микрофильмируют документы, относящиеся к деятельности данной организации, только при поступлении в разные с организациями-разработчиками госархивы

3б*

Постановления, распоряжения правительства страны и региональных органов государственной (исполнительной) власти (в других организациях)

То же

7б*

Постановления, решения профсоюзных органов и учреждений, организаций, предприятий, объединений предприятий (в других организациях)

"

8б*

Постановления, решения, распоряжения центральных и региональных органов общественных объединений (в других организациях)

"

12б*

Постановления, решения, протоколы стенограммы заседаний коллегий министерств, ведомств, документы (справки, доклады, докладные записки) к ним (в других организациях)

Микрофильмируют документы, относящиеся к деятельности данной организации, только при поступлении в разные с проводящими организациями госархивы

18б*

Постановления, решения, распоряжения, рекомендации, протоколы, стенограммы постоянно действующих научных, экспертных, методических, консультативных и других комитетов, комиссий, советов, секций организаций (в других организациях)

Микрофильмируют документы, относящиеся к деятельности данной организации, только при поступлении в разные с проводящими организациями госархивы

21б*

Правила, положения, инструкции, методические указания и рекомендации (по месту разработки)

Микрофильмируют документы руководящего органа при поступлении в один госархив

24а*

Документы (доклады, справки, обзоры, акты) о проверке выполнения законов и указов законодательных органов, постановлений и распоряжений органов государственной (исполнительной) власти и органов местного самоуправления

Микрофильмируют документы по месту проверки при поступлении в один госархив

25а*

Документы (программы, доклады, докладные записки, справки, акты, заключения, отчеты) о проверке выполнения постановлений и решений коллегий, приказов, указаний министерств, ведомств и других организаций

То же

27а*

Документы (доклады, докладные записки, справки, акты) ревизий и обследований учреждений, организаций, предприятий, объединений предприятий контрольными органами государственной (законодательной и исполнительной) власти общественного, финансового и ведомственного контроля (за исключением документов периодических бухгалтерских ревизий, предусмотренных статьей 333*)

Микрофильмируют документы, относящиеся к деятельности данной организации по месту проведения ревизий и обследований при поступлении в один госархив

32*

Обзоры предложений, заявлений, жалоб граждан

Микрофильмируют документы по месту их составления при поступлении в один госархив

33*

Документы (аналитические справки, докладные записки, анализы) о состоянии работы по рассмотрению предложений, заявлений, жалоб граждан

Микрофильмируют документы по месту их составления при поступлении в один госархив

36а*

Типовые уставы и положения учреждений, организаций (в том числе общественных), предприятий, объединений предприятий

Микрофильмируют документы, относящиеся к деятельности данной организации, по месту их составления и утверждения при поступлении в один госархив

40а*

Структуры и организационно-административные схемы построения центральных и местных органов системы, схемы организации управления и объяснительные записи к ним

То же

43а*

Списки (сеть) организаций системы

Микрофильмируют документы, относящиеся к деятельности данной организации, по месту утверждения при поступлении в один госархив

45*

Перечни вопросов, рассмотренных на заседаниях коллегий министерств и ведомств

То же

48*

Сведения об учреждениях, их функциях и структуре, составляемые для внутригосударственных и международных справочников, указателей

"

49*

Документы (исторические и тематические обзоры деятельности системы, исторические справки, газетные, журнальные статьи и заметки) по истории организаций

"

55а*

Типовые положения о правах и обязанностях должностных лиц, должностные инструкции

Микрофильмируют документы по месту утверждения

68*

Документы (доклады, стенограммы, протоколы, тезисы докладов, приветствия) об организации и проведении профессиональных праздников, торжеств, вручении наград

Микрофильмируют документы по месту проведения мероприятий

72*

Документы (обязательства, договоры, докладные записки, справки, планы, отчеты) о шефстве организаций над совхозами, колхозами, учебными заведениями, интернатами и др. учреждениями

То же

94а*

Типовые и примерные номенклатуры дел

Микрофильмируют документы по месту утверждения

95а*

Номенклатуры дел (согласованные)

Микрофильмируют документы, относящиеся к деятельности учреждений, организаций, предприятий

99а*

Классификаторы дел и документов

Микрофильмируют документы по месту составления

105*

Указатели, картотеки к постановлениям, приказам, указаниям, правилам, инструкциям, положениям

То же

121а*

Перечни документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и документов, подлежащих приему в госархивы

Микрофильмируют документы, относящиеся к деятельности данных организаций, по месту утверждения

124*

Тематические обзоры, справки, информационные письма о составе и содержании документов

Микрофильмируют документы при ликвидации организации и передаче документов в госархив

133а*

Перечни показателей и форм к разработке проектов государственных, долгосрочных и среднесрочных планов развития страны и регионов

Микрофильмируют документы по месту их составления

142*

Переписка о разработке, согласовании и ходе выполнения комплексных целевых программ

Микрофильмируют документы, отобранные ЭПК на госхранение

177*

Сводные таблицы производственных мощностей по отраслям промышленности, предприятиям и объединениям предприятий

То же

183*

Анализы, обзоры по технико-экономическим показателям отрасли народного хозяйства, предприятий, организаций

Микрофильмируют: документы, относящиеся к деятельности данной организации, по месту их составления

193а*

Прейскуранты, ценники

Микрофильмируют; документы, относящиеся к деятельности данной организации, по месту их утверждения

200а*

Сборники тарифов

То же

237*

Докладные записки, справки об утверждении уставных фондов учреждений, организаций, предприятий, объединений предприятий

"

240*

Документы (представления, докладные записки, обоснования, сведения) об образовании и дальнейших изменениях в составе и характере спецфондов

Микрофильмируют документы, отобранные ЭПК на госхранение

242*

Экономические нормативы (нормативы оборотных средств, нормативы распределения прибыли и др.) и расчеты к ним

То же

265*

Документы (планы, обоснования, справки, расчеты) о совершенствовании аппарата управления, утверждении предельных ассигнований и их изменений

"

307*

Аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов

Микрофильмируют документы по месту их разработки

356*

Документы (нормативы численности, типовые структуры аппарата, аналитические таблицы, расчеты, доклады, справки) о совершенствовании структуры аппарата управления

Микрофильмируют документы по месту их разработки

359а*

Отраслевые перечни профессий

Микрофильмируют документы по месту их разработки и утверждения

361а*

Документы (отраслевые рекомендации, психофизиологические нормы, профессиограммы) о диагностике профпригодности

То же

361*

Документы (обзоры, справки, докладные записки) об организации труда на предприятиях, объединениях предприятий при совмещении профессий

"

368а*

Типовые коллективные договоры

Микрофильмируют документы по месту их составления и утверждения

382а*

Типовые нормативы по труду

Микрофильмируют документы по месту их разработки и утверждения

383а*

Нормы выработки и расценок

То же

387а*

Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки

"

406*

Списки предприятий, объединений предприятий по категориям и группам оплаты труда

"

423а*

Перечни производств, профессий и должностей, работа в которых исключает применение труда женщин и подростков

Микрофильмируют документы по месту их составления и утверждения

427а*

Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварии

То же

443а*

Нормы специальной одежды и обуви, предохранительных приспособлений, специального питания

"

489*

Сведения об итогах распределения квалифицированных рабочих

Микрофильмируют документы по месту их составления и утверждения

497а*

Перечни номенклатурных должностей по министерствам, ведомствам и другим организациям

Микрофильмируют документы, относящиеся к деятельности данной организации, по месту утверждения

513*

Списки, картотеки учета номенклатурных работников

Микрофильмируют документы по месту составления

554*

Профили учебных заведений

То же

557*

Паспорта учебных заведений

"

568а*

Учебные планы учебных заведений, курсов

Микрофильмируют годовые планы по месту составления

569а*

Учебные программы по общеобразовательным и специальным дисциплинам, программам вступительных экзаменов в учебные заведения

Микрофильмируют документы, относящиеся к деятельности данной организации по месту утверждения

572а*

Планы работы факультативов, кафедр, отделений высших и средних специальных учебных заведений

Микрофильмируют годовые документы

576а*

Отчеты учебной части

То же

593*

Протоколы комиссий по защите дипломных проектов и работ

"

594а*

Отчеты экзаменационных комиссий о проведении экзаменов

"

595*

Отчеты государственных экзаменационных комиссий и комиссий по защите проектов и дипломных работ

"

624*

Документы (доклады, обзоры, справки) о работе аспирантуры

 

629а*

Списки научных направлений и проблем для выбора тем диссертационных работ

Микрофильмируют документы по месту составления

795а*

Документы (информации, докладные записки, справки) о состоянии культурно-массовой работы среди трудящихся

То же

874а*

Аналитические обзоры (доклады) научно-технической информации

"

903а*

Перспективные тематические планы выпуска изданий

"

904а*

Тематические планы выпуска изданий

Микрофильмируют сводные годовые документы по месту составления

934*

Списки вышедших изданий

То же

937*

Обзоры рецензий

"

960*

Журналы, картотеки учета посещений организаций представителями зарубежных стран

"

978*

Конъюнктурные обзоры по экспортным и импортным поставкам

"

986*

Списки поставщиков и потребителей, схемы прямых хозяйственных связей с поставщиками и потребителями

"

995*

Сводные данные о распределении и реализации фондов на сырье и товары

"

1115*

Конъюнктурные обзоры о состоянии и работе транспорта

Микрофильмируют документы по месту их составления

1119а*

Условия по перевозке грузов

Микрофильмируют документы по месту составления и утверждения

1235*

Планы реализации критических замечаний и предложений, принятых по отчетным документам на отчетно-выборных конференциях, совещаниях

То же

2 Научно-исследовательская и опытно-конструкторская работа

2.1 Организация и координация НИР и ОКР

1273*

Технические описания и документы к ним (расчеты, технические характеристики)

Микрофильмы поступают на госхранение от организации-разработчика

1276*

Годовые тематические планы НИР, ОКР и ПКР и опытно-технологические работы (ОТР)

То же

1277*

Координационные планы о решении основных научно-технических проблем

"

1234*

Информационные и информационно-аналитические отчеты о НИР и ОКР

"

1285*

Технические отчеты о НИР по стандартизации с приложениями

"

1286*

Отчеты о научных командировках и экспедициях

"

1298*

Паспорта, аннотации, рефераты и регламенты на НИР и ОКР

 

"

1299*

Перечни (списки) выполненных НИР, ОКР, ПКР и ОТР

"

1303*

Стенограммы заседаний НТС и документы к ним (списки участников, тезисы докладов и т.д.)

"

1304*

Перечни, характеристики работ, представленных на соискание международных, государственных и именных премий

"

1329*

Справки о соответствии технических требований техническим заданиям государственным и отраслевым стандартам

"

2.2 Научно-исследовательская и опытно-конструкторская работа

2**

Научные доклады

Микрофильмы поступают на госхранение от организации-разработчика

3***

Технико-экономические доклады (ТЭД) и записки (ТЭЗ)

Микрофильмы поступают на госхранение от организации-разработчика

8**

Отчеты о внедрении результатов НИР

То же

12**

Информационные карты и обзоры НИР

"

14**

Отзывы, заключения и рецензии на отчеты о НИР, ОКР и ОТР

"

16**

Заключения по механизации и автоматизации производственных процессов

"

18**

Сборники научных трудов, не прошедшие регистрацию в Книжной палате

"

3 Конструкторские разработки

1317*

Технические предложения по разработке проектов изделий

Микрофильмы поступают на госхранение от организации-разработчика

1318*

Эскизные проекты (ЭП) на все виды изделий и протоколы по их рассмотрению и утверждению

То же

117**

Агротехнические требования

"

118**

Зоотехнические требования

"

122.15**

Ведомости держателей подлинников

"

122.16**

Ведомости ссылочных документов

"

122.17**

Ведомости покупных изделий

"

122.18**

Утвержденные технические условия

"

122.19**

Расчеты по экономической эффективности изделий

"

122.20**

Патентный формуляр с экспертным заключением и информационной картой

"

122.21**

Руководство по эксплуатации изделий или техническое описание и инструкция по эксплуатации

"

1368*

Формуляры и паспорта на опытные образцы изделий (по месту разработки)

Микрофильмы поступают на госхранение от организации-разработчика

1335*

Карты технического уровня и качества изделий

То же

122.34**

Программа и методика испытаний комплекса средств автоматизации проектирования

"

122.24**

Методические указания и инструкции по испытанию опытных образцов изделий

"

1351*

Технические условия по испытанию опытных и серийных образцов изделий (по государственному испытанию)

"

1327*

Отчеты по конструкторской отработке проектов изделий

"

1356*

Документы (расчеты, таблицы, протоколы, анализы, заключения, докладные записки) об изготовлении и испытании опытных образцов изделий, контрольно-испытательных приборов, средств автоматизации и оборудования (по изделиям, принятым к серийному производству)

"

122.29**

Инструкция по введению массивов данных

"

122.30**

Каталог базы данных

"

122.31**

Текст программы

"

122.32**

Описание языка

"

122.33**

Положение о службе САПР

"

122.35**

Программа и методика опытного функционирования системы (подсистемы)

"

123**

Изготовление, отладка и испытание (акт о приемке или сдаче компонентов САПР и комплекта средств автоматизации проектирования)

"

124.2**

Ввод в действие:

 

акт об испытаниях

"

4 Разработка технологических процессов

125**

Типовые технологические инструкции, регламенты, описания

Микрофильмы поступают на госхранение от организации-разработчика

130**

Ведомость технологической оснастки

То же

131**

Технологический паспорт

"

133**

Спецификация основного технологического оборудования

"

134**

Технологические характеристики и расчетные данные по обработке и сборке изделий

"

135**

Технико-экономическая характеристика оборудования

"

136**

Альбомы технологических процессов (описание технологического процесса, эскиза, маршрутная карта, ведомость оснастки и др.)

"

1781*

Технологические карты и описания технологических процессов

"

1782*

Технологические регламенты, рецептуры

"

1788*

Карты уровня аттестуемой продукции

"

1837*

Ведомости деталей (сборочных единиц) к типовым технологическим процессам

"

1842*

Нормы допусков отклонений от технических нормативов (по месту составления)

"

1854*

Производственно-технические паспорта на машины, оборудование, механизмы, приборы и инструменты

"

1917*

Отчеты о модернизации технологического оборудования

"

5 Проектирование, строительство, реконструкция

5.1 Организация проектных и строительных работ

1438*

Пояснительные записки, расчеты по комплексному строительству

Микрофильмы поступают на госхранение от организации-разработчика

1461*

Протоколы технических совещаний по проектированию, строительству и реконструкции объектов

То же

1470*

Журналы учета утвержденных проектов капитального строительства и сметной стоимости

"

5.2 Проектно-изыскательская работа

1471*

Задания на проектно-изыскательские работы

Микрофильмы поступают на госхранение от организации-разработчика

1472*

Документы (докладные записки, акты об обследовании, расчеты, заключения) о проведении проектно-изыскательских работ по выбору земельных объектов

То же

1478*

Технические условия на проектно-изыскательские работы

Микрофильмируют документы по месту составления и утверждения

1484*

Документы (планы, расчеты, схемы, справки, картограммы) на изыскательские работы на объекты, осуществленные строительством)

Микрофильмы поступают на госхранение от организации-разработчика

1486*

Технические отчеты об инженерно-геологических изысканиях на объекты, осуществленные строительством

То же

1524*

Генеральные сводные сметы к проектам планировки и застройки городов и других населенных пунктов

"

5.3 Проектирование объектов капитального строительства

1528*

Протоколы по рассмотрению и утверждению проектных заданий и смет на строительство новых и реконструкцию действующих объектов (по месту проектирования и утверждения)

Микрофильмы поступают на госхранение от организации-разработчика

 1532*

Пояснительные записки с приложениями к проектам генеральных планов промышленных предприятий

То же

1545*

Паспорта и каталожные листы типовых проектов

"

1546*

Заключения по типовым и индивидуальным проектам (по месту проектирования)

"

1549*

Альбомы чертежей типовых конструкций

"

1555*

Технические заключения по строительным конструкциям зданий и сооружений

Микрофильмы принимают от проектных организаций

1558*

Перечни и каталоги действующих проектов конструкций

Микрофильмы принимают в составе фонда Центрального института типовых проектов (ЦИТП)

1560*

Классификаторы и модификаторы типовых проектов

То же

1561*

Номенклатуры типовых конструкций

"

1566*

Дело проекта (заключения, экспертизы, копии, приказов, протоколов, справки и др.)

Микрофильмируют документы по месту разработки

5.4 Экспертиза проектов и смет

1576*

Годовые отчеты по экспертизе проектов и смет

Микрофильмы поступают на госхранение от организации-разработчика

1579*

Доклады и обзоры по обобщению результатов экспертизы проектов и смет на строительство (реконструкцию) объектов

Микрофильмы поступают на госхранение от организации-разработчика

1580*

Заключения и обоснования по экспертизе ТЭО, проектов и смет на строительство новых и реконструкцию действующих объектов

То же

1581*

Заключения и переписка об экспертизе ТЭО и проектов на строительство предприятий и объектов на основе комплексных соглашений и контрактов с фирмами зарубежных стран

"

1583*

Заключения и переписка по экспертизе типовых и экспериментальных проектов

"

5.5 Строительство и реконструкция

1590*

Технические условия по строительству

Микрофильмируют документы по месту составления

1592*

Документы (протоколы, доклады, справки) о ликвидации и консервации строительства

Микрофильмы поступают на госхранение от организации-разработчика

1595*

Титульные списки по капитальному строительству, утвержденные органами государственной (исполнительной) власти

То же

1612*

Перечни объектов экспериментального и показательного строительства

"

1641*

Технические требования на производство подземных работ

Микрофильмируют документы по месту составления

1643*

Акты по производству подземных работ (котлованы, фундаменты, подземные сооружения)

Микрофильмируют документы по месту проведения работ

_______________

* Номер статьи по "Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения". - М., 1989.

 

 

** Номер статьи по "Перечню научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы и методическим рекомендациям по экспертизе ценности научно-технической документации". - М., 1987.

 

 

     

     

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

(обязательное)

 

 ДЕЙСТВУЮЩИЕ НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ

1 Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы, и методические рекомендации по экспертизе ценности научно-технической документации. - М., 1987.

 

2 Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. - М., 1989.

 

ПРИЛОЖЕНИЕ В

(обязательное)

 

      

ФОРМА ПЕРЕЧНЯ ДОКУМЕНТОВ-ПОДЛИННИКОВ ПРЕДПРИЯТИЯ, ПОДЛЕЖАЩИХ МИКРОФИЛЬМИРОВАНИЮ, ДЛЯ ЗАМЕНЫ МИКРОФИЛЬМАМИ-ПОДЛИННИКАМИ (ПДП)

     

 

 

 

 

Информационные элементы

 

УТВЕРЖДАЮ

 

 

должность руководителя,

 

 

наименование предприятия

 

 

Личная подпись

Расшифровка подписи

 

 

Дата

 

 

Перечень документов-подлинников предприятия, подлежащих микрофильмированию, для замены микрофильмами-подлинниками (ПДП)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Обозначение документов, изделий, дел и т.д.

Наименование документов

Объем документов в листах формата

Срок хранения документов

Применение документов после замены (уничтожить, перевести в рабочую копию)

Примечание*

 

 

 

А4

A3

А2

А1

А0

 

 

 

 

 

1

 

2 и т.д. (при необходимости)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     

     

 

 

 

 

 

В перечень включено

документов с N по N

 

цифрами и прописью

 

Исполнители, должности

Личная подпись

Расшифровка подписи

 

     

 

 

 

 

 

 

СОГЛАСОВАНО**

 

 

Председатель ЭПК

государственного архива

 

 

Личная подпись

Расшифровка подписи

 

 

Дата

 

 

СОГЛАСОВАНО**

 

СОГЛАСОВАНО***

Директор государственного

архива

 

Заказчик (представитель заказника)

Личная подпись

Расшифровка подписи

 

Личная подпись

Расшифровка подписи

Дата

 

Дата

 

________________

* В графе "Примечание" допускается делать отметки о неполном соответствии документа-подлинника требованиям ГОСТ 13.1.002.

 

** Согласование проводят в случае, если В ПДП включены документы постоянного срока хранения.

 

*** Согласование проводят в случае, если в ПДП включены документы, имеющие оборонное значение.

 

ПРИЛОЖЕНИЕ Г

(обязательное)

 

      

ФОРМА ЗАКАЗА-НАРЯДА НА ИЗГОТОВЛЕНИЕ МИКРОФИЛЬМОВ-ПОДЛИННИКОВ И ИХ ДУБЛИКАТОВ

     

Заказ-наряд N_____________

на изготовление микрофильмов-подлинников и их дубликатов

 

 

 

Шифры видов работ:

 

01 Изготовление микрофильма-подлинника

 

02 Изготовление дубликата микрофильма-подлинника

 

03 Изготовление дубликата микрофильма-подлинника на галогенидосеребряной пленке

 

04 Изготовление диазокопий микрофильма

 

05 Изготовление увеличенных бумажных копий

 

     

     

 

 

 

Да™

Отдел

Основание для проведения работ

 

 

 

 

 

 

Наименование

документа

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Шифр работ

Документ

Количество листов

Кратность

Вид микрофильма

Количество

 

Фор-

мат

Вид

 

 

 

 

 

 

кадров

микрофильмов

увеличенных копий

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

на бумаге

на

кальке

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     

     

 

 

 

Начальник отдела

Личная подпись

 

Дата

Расшифровка подписи

 

Отметки о выполнении технологических операций изготовления и контроля микрофильма-подлинника и его дубликатов

 

 

 

 

 

 

 

Наименование операции

Отметка

Подпись

Дата

Примечание

1 Подготовка к микрофильмированию

 

 

 

 

2 Съемка микрофильма-подлинника

 

 

 

 

3 Химико-фотографическая обработка (ХФО) микрофильма-подлинника

 

 

 

 

4 Контроль качества микрофильма- подлинника

 

 

 

 

5 Изготовление дубликата микрофильма-подлинника

первого

 

 

 

 

 

второго

 

 

 

 

 

 

 

третьего

 

 

 

 

6 Контроль качества микрофильма

подлинника

 

 

 

 

 

 

 

дубликата

 

 

 

 

7 Изготовление дубликата микрофильма-подлинника на галогенидосеребряной пленке

Копирование

 

 

 

 

 

 

 

ХФО

 

 

 

 

8 Изготовление копий микрофильма на диазопленке

 

 

 

 

9 Контроль качества микрофильмов

дубликатов

 

 

 

 

 

 

 

текущего использования

 

 

 

 

10 Изготовление увеличенных копий

Копирование

 

 

 

 

 

 

 

Резка

 

 

 

 

11 Контроль качества

микрофильмов

 

 

 

 

 

 

 

увеличенных копий

 

 

 

 

 

     

     

 

 

 

Работу принял

Расшифровка подписи

 

 

личная подпись, дата

 

 

     

ПРИЛОЖЕНИЕ Д

(обязательное)

 

      

ФОРМА ПЕРЕЧНЯ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ МИКРОФИЛЬМИРОВАНИЯ (ПДМ)

     

ПЕРЕЧЕНЬ

документов для микрофильмирования (ПДМ)

 

 

 

 

 

Заказ-наряд N _______________ Лист ______________________ Листов

 

 

Наименование документа (комплекта)

 

 

 

 

 

 

 

 

Обозначение документа (комплекта)

 

 

Тип микрофильма

 

 

 

     

 

 

 

 

Обозначение документа, части документа

Обозначение микрофильма, порядковый номер кадра в рулонном микрофильме или координата в микрофише

Количество

листов

кадров

Примечание

 

 

 

 

 

 

     

     

ПРИЛОЖЕНИЕ Е

(обязательное)

 

      

ФОРМА ЖУРНАЛА УЧЕТА

 

      

Журнал учета

 

 

 

 

Дата поступления заказа и его номер

Наименование и индекс документа

Обозначение документа (микрофильма)

Объем выполненной работы (лист, пог. м, шт. и т.д.)

 

2

3

4

 

 

 

 

 

     

     

Продолжение

 

 

 

 

 

Отметка о выполнении заказа

Отметка о передаче заказа

Примечание

Подпись

Дата

Подпись

Дата

 

 

5

6

7

8

9

 

 

 

 

 

 

 

     

     

ПРИЛОЖЕНИЕ Ж

(обязательное)

 

      

ФОРМА ТЕХНИЧЕСКОГО ПАСПОРТА МИКРОФИЛЬМА-ПОДЛИННИКА И ЕГО ДУБЛИКАТОВ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

гриф ограничения доступа к документу

 

 

Инв. N

 

 

ТЕХНИЧЕСКИЙ ПАСПОРТ

ИЗДЕЛИЕ

наименование или индекс

 

микрофильма-подлинника

и его дубликатов

 

 

обозначение микрофильмов

 

 

Тип микрофильма

 

 

 

МР, МО, МФ

 

 

Микрофильм состоит из

 

 

 

количество МР, МО, МФ

Вид документации

 

Адрес хранения

(ТД, КД и т.д.)

 

 

поисковый шифр микрофильмов

Технический паспорт оформляют на каждый рулонный микрофильм, микрофишу (комплект микрофиш), изготовленные в соответствии с ГОСТ 13.1.101. Технический паспорт является неотъемлемой частью микрофильма-подлинника.

 

 

Данные в технический паспорт вносят:

 

 

- при изготовлении микрофильма и последующих внесениях в него изменений;

 

 

- при проведении прочих работ - на основании актов, протоколов и т.п.

 

 

Все записи в технический паспорт следует производить только тушью, отчетливо и аккуратно. Подчистки и незаверенные исправления не допускаются.

 

 

При передаче дубликата микрофильма-подлинника на другое предприятие технический паспорт оформляют на передаваемый экземпляр дубликата.

 

Предприятие-изготовитель микрофильма-подлинника

 

наименование предприятия, адрес

Предприятие-держатель микрофильма-подлинника

 

наименование предприятия, адрес

Документы-подлинники аннулированы

 

"__" ______________ 19  г.

Расшифровка подписи

 

личная подпись, дата

 

Документы-подлинники уничтожены по акту N _____________________________________

 

"__" ______________ 19  г.

Расшифровка подписи

 

личная подпись, дата

 

 

Ж.1 Общий состав микрофильма-подлинника (дубликата микрофильма-подлинника) до и после внесения изменений

 

 

 

 

 

 

 

Обозначение документов, находящихся в микрофильме

Количество листов в документе (комплекте документов) по форматам и количество кадров (лист/кадр)

 

 

А4

A3

А2

А1

А0

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

Продолжение

 

 

 

 

 

 

Всего
 
Количество
 

Примечание, подпись и дата

 

по грифам

 

 

 

СС

С

ДСП

НС

 

 

7

8

9

10

11

12

 

 

 

 

 

 

 

 

Ж.2 Данные об изготовлении микрофильма-подлинника (МР-П, МФ-П), его допечатков (Доп.) и изменении к микрофильму-подлиннику (Изм.)

 

 

 

 

 

Технические параметры

МР-П, МФ-П

Доп.

Изм.

1 Микрофильмирующий аппарат

 

 

 

2 Масштаб уменьшения изображения

 

 

 

3 Пленка:

 

 

 

марка

 

 

 

ширина (размер, мм)

 

 

 

4 Микрофильм имеет:

 

 

 

всего микрофиш

 

 

 

всего кадров,

 

 

 

в том числе рабочих кадров

 

 

 

допечаток

 

допечатанных кадров,

 

 

 

в том числе трафаретов

 

 

 

забракованных кадров,

 

 

 

в том числе трафаретов

 

 

 

5 Дополнительные сведения

 

 

 

     

     

 

 

 

Должность

Личная подпись

 

Дата

Расшифровка подписи

 

Результаты контроля качества микрофильма-подлинника (МР-П, МФ-П), допечатков (Доп.) и изменений (Изм. N) к микрофильму-подлиннику

 

а) оптическая плотность

 

 

 

 

 

 

Контролируемый кадр

Оптическая плотность

 

 

по ГОСТ 13.1.102

фактическая

 

 

 

 

МР-П, МФ-П

Доп.

Изм. N

 

 

 

 

 

 

б) предел читаемости
или разрешающая способность
 

 

 

 

 

 

 

 

 

Обозначение микрофильма

Масштаб уменьшения изображения

Контролируемый параметр

Значение показателя для контрольных кадров

 

 

 

 

 

 

1

2

3

4

5

МР-П, МФ-П

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Доп.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Изм. N

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     

     

 

 

 

 

в) содержание остаточного тиосульфата:

МР-П, МФ-П

 

 

Доп.

 

 

Изм. N

 

 

г) наличие остаточных солей серебра:

МР-П, МФ-П

 

 

Доп.

 

 

Изм. N

 

 

д) наличие физико-механических дефектов:

МР-П, МФ-П

 

 

Доп.

 

 

Изм. N

 

 

 

Допущенные дефекты

 

 

 

 

Вид дефекта (описание)

Инвентарный номер (МР-П, МФ-П), кадра, координаты

Примечание

 

 

 

 

 

     

 

 

 

 

 

 

 

 

Ж.3 Заключение ОТК о годности микрофильма-подлинника

 

Микрофильм-подлинник

 

инвентарный номер

соответствует требованиям ГОСТ 13.1.102; ГОСТ 13.1.101 и признан годным к эксплуатации.

Дата изготовления "___" _______________  19__ г.

М. П.

Начальник ОТК

Личная подпись

 

Дата

Расшифровка подписи

Микрофильм-подлинник

 

инвентарный номер

с внесенными изменениями N __________________________________________ соответствует ГОСТ 13.1.102; ГОСТ 13.1.204; ГОСТ 13.1.101 и признан годным к дальнейшей эксплуатации.

М. П.

Начальник ОТК

Личная подпись

 

Дата

Расшифровка подписи

Микрофильм-подлинник

 

инвентарный номер

после изготовления с него дубликатов соответствует ГОСТ 13.1.102 и ГОСТ 13.1.101 и признан годным к дальнейшей эксплуатации.

Начальник ОТК

Личная подпись

 

Дата

Расшифровка подписи

 

Ж.4 Данные об изготовлении дубликатов микрофильма-подлинника (Д1, Д2, Д3)

 

 

 

 

 

Технические параметры

Д1

Д2

Д3

Копировальный аппарат, тип, год выпуска

 

 

 

Пленка:

 

 

 

марка

 

 

 

ширина (размер, мм)

 

 

 

 

Результаты контроля качества дубликатов

 

а) оптическая плотность

 

 

 

 

 

 

Контролируемый кадр

Оптическая плотность

 

 

по ГОСТ 13.1.102

Д1

Д2

Д3

 

 

 

 

 

 

б) предел читаемости
или разрешающая способность
 

 

 

 

 

 

 

 

 

Обозначение дубликата

Масштаб уменьшения изображения

Контролируемый параметр

Значение показателя для контрольных кадров

 

 

 

 

 

 

1

2

3

4

5

Д1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Д2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Д3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     

     

 

 

в) наличие физико-механических дефектов:

Д1

 

 

Д2

 

 

Д3

 

 

 

Допущенные дефекты:

 

 

 

 

Вид дефекта (описание)

Инвентарный номер МР-П, МФ-П кадра, координаты

Примечание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Нанесен отличительный символ:

 

дубликата микрофильма-подлинника Д1

Должность

Личная подпись

 

Дата

Расшифровка подписи

дубликата микрофильма-подлинника Д2

Должность

Личная подпись

 

Дата

Расшифровка подписи

дубликата микрофильма-подлинника Д3

Должность

Личная подпись

 

Дата

Расшифровка подписи

Ж.5 Заключение о годности дубликатов микрофильма-подлинника

 

 

а) дубликат микрофильма-подлинника Д1 соответствует ГОСТ 13.1.101; ГОСТ 13.1.102 и признан годным к эксплуатации

 

М. П.

Начальник ОТК

Личная подпись

 

Дата

Расшифровка подписи

б) дубликат микрофильма-подлинника Д2 соответствует ГОСТ 13.1.101 и ГОСТ 13.1.102 и признан годным к эксплуатации

 

М. П.

Начальник ОТК

Личная подпись

 

Дата

Расшифровка подписи

в) дубликат микрофильма-подлинника Д3 соответствует ГОСТ 13.1.101; ГОСТ 13.1.102 и признан годным к эксплуатации

 

М. П.

Начальник ОТК

Личная подпись

 

Дата

Расшифровка подписи

 

Ж.6 Данные об изготовлении измененных кадров дубликатов микрофильма-подлинника (Дизм.1. Дизм.2, Дизм.3 и т.д.)

 

 

 

 

 

Технические параметры

Дизм.1

Дизм.2

Дизм.3

Копировальный аппарат, тип, год выпуска

 

 

 

Пленка:

 

 

 

марка

 

 

 

ширина (размер, мм)

 

 

 

 

Результаты контроля качества кадров дубликатов микрофильма-подлинника:

 

а) оптическая плотность

 

 

 

 

 

 

Контролируемый кадр

Оптическая плотность

 

 

по ГОСТ 13.1.102

Дизм.1

Дизм.2

Дизм.3

 

 

 

 

 

 

 

б) предел читаемости
или разрешающая способность
 

 

 

 

 

 

 

 

 

Обозначение изменения

Масштаб уменьшения изображения

Контролируемый кадр

Значение показателя для контрольных кадров

 

 

 

 

 

 

1

2

3

4

5

Дизм.1

 

 

 

 

 

 

 

Дизм.2

 

 

 

 

 

 

 

Дизм.3

 

 

 

 

 

 

 

 

     

     

 

 

в) наличие физико-механических дефектов

Дизм.1

 

 

Дизм.2

 

 

Дизм.3

 

 

 

Допущенные дефекты:

 

 

 

 

Вид дефекта (описание)

Инвентарный номер Дизм.1, Дизм.2, Дизм.3 кадра, координаты

Примечание

 

 

 

 

 

     

     

 

 

 

 

 

 

Нанесен отличительный символ:

 

дубликата микрофильма-подлинника

на изменение N

Должность

Личная подпись

 

Дата

Расшифровка подписи

дубликата микрофильма-подлинника на

изменение N

Должность

Личная подпись

 

Дата

Расшифровка подписи

дубликата микрофильма-подлинника на

изменение N

Должность

Личная подпись

 

Дата

Расшифровка подписи

Ж.7 Заключение ОТК

 

 

Дубликат микрофильма-подлинника Д1 с внесенными изменениями N соответствует ГОСТ 13.1.101; ГОСТ 13.1.102 и признан годным к дальнейшей эксплуатации.

 

М. П.

Начальник ОТК

Личная подпись

 

Дата

Расшифровка подписи

Дубликат микрофильма-подлинника Д2 с внесенными изменениями N соответствует ГОСТ 13.1.101; ГОСТ 13.1.102 и признан годным к дальнейшей эксплуатации.

 

М. П.

Начальник ОТК

Личная подпись

 

Дата

Расшифровка подписи

Дубликат микрофильма-подлинника Д3 с внесенными изменениями N соответствует ГОСТ 13.1.101; ГОСТ 13.1.102 и признан годным к дальнейшей эксплуатации.

 

М. П.

Начальник ОТК

Личная подпись

 

Дата

Расшифровка подписи

Ж.8 Данные об изготовлении увеличенных бумажных копий с контрольного дубликата микрофильма-подлинника (Д1)

 

 

 

 

 

 

 

Дата

Основание

Оборудование

Количество листов

Количество экземпляров

Примечание

 

 

 

 

 

 

 

 

Ж.9 Техническое состояние дубликатов микрофильма-подлинника после изготовления с них увеличенных бумажных копий и рабочих копий микрофильмов

 

 

 

 

 

 

Обозначение дубликата

Вид работы

Результаты проверки

Заключение о годности дубликата

Подпись проверяющего и дата

 

 

 

 

 

 

Ж.10 Техническое состояние микрофильма-подлинника и дубликатов микрофильма-подлинника при долговременном и постоянном хранении

 

 

 

 

 

Обозначение микрофильма-подлинника (дубликатов)

Вид проверки по ГОСТ 7.65

Результаты проверки

Заключение о годности

Подпись проверяющего и дата

 

 

 

 

 

 

 

     

     

ПРИЛОЖЕНИЕ И

(обязательное)

 

 ФОРМА ДЕФЕКТНОЙ ВЕДОМОСТИ

     

Дефектная ведомость

N_____________от " _ " _______________19 _ г.

 

 

 

 

 

Наименование документа (комплекта)

 

 

Обозначение микрофильма рулонного

 

 

Количество микрофиш

 

 

Всего кадров ________________________Забраковано кадров

 

 

 

     

 

 

 

Обозначение микрофиши, порядковый номер (координаты) кадра

Характер обнаруженных дефектов

Заключение контролера

 

 

 

 

     

     

 

 

 

Начальник ОТК

Личная подпись

Расшифровка подписи

 

Дата

 

Контролер ОТК

Личная подпись

Расшифровка подписи

 

Дата

 

Заказ-наряд на допечатку принят

 

 

Личная подпись

Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

     

ПРИЛОЖЕНИЕ К

(обязательное)

 

      

ФОРМА АКТА ПРЕДПРИЯТИЯ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ АННУЛИРОВАННОЙ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

 

 

 

 

Информационные элементы

 

УТВЕРЖДАЮ

 

 

должность руководителя,

 

 

наименование предприятия

 

 

Личная

подпись

Расшифровка подписи

 

 

Дата

 

     

 

 

 

 

 

 

 

АКТ N

 

от "___" _____________ 19__ г.

 

о выделении к уничтожению аннулированной

научно-технической документации

 

Основание: приказ N ____________ от

 

дата

 

Составлен: экспертной комиссией (ЭК) предприятия

Председатель комиссии

 

должность, фамилия, имя, отчество

Члены комиссии:

 

должность, фамилия, имя, отчество

Присутствовали:

 

должность, фамилия, имя, отчество

Комиссия, руководствуясь перечнем

 

название перечня

отобрала к уничтожению следующую научно-техническую документацию, заменяемую на микрофильм-подлинник:

наименование предприятия, в деятельности которого имеется научно-техническая

документация, не подлежащая дальнейшему хранению в связи с заменой

ее микрофильмами-подлинниками

 

     

     

 

 

 

 

 

 

 

 

Документ

Предприя-

тие-разработчик

Количество листов ед. хр.

Номера статей по перечню

Пояснение

Примечание

Год создания

Обозначение ед. хр.

Наименование ед. хр.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     

     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Всего документов (ед. хр.)

 

цифрами и прописью

Председатель ЭК предприятия

Личная подпись

 

Дата

Расшифровка подписи

Члены комиссии:

Личная подпись

 

Дата

Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО*

 

Протокол ЭПК

 

наименование государственного архива или иного

архивного учреждения, курирующих данное предприятие

N ____________ дата______________________________

Документы упакованы, опечатаны и сданы для уничтожения предприятию по заготовке вторичного сырья (бумагоперерабатывающей фабрике) по приемо-сдаточной накладной от

 

дата

Должность

Личная подпись

 

Дата

Расшифровка подписи

 

СОГЛАСОВАНО**

 

Заказчик (представитель заказчика)

 

Личная

подпись

Расшифровка

подписи

 

Дата

 

________________

* Согласование проводят в случае, если отобраны к уничтожению документы постоянного срока хранения.

 

** Согласование проводят в случае, если отобраны к уничтожению документы, имеющие оборонное значение.

 

ПРИЛОЖЕНИЕ Л

(обязательное)

 

      

ФОРМА АКТА ПРЕДПРИЯТИЯ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ АННУЛИРОВАННЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Информационные элементы

 

УТВЕРЖДАЮ

 

 

должность руководителя,

 

 

наименование предприятия

 

 

Личная

подпись

Расшифровка

подписи

 

 

Дата

АКТ N

 

 

от

 

 

 

дата

 

 

о выделении к уничтожению аннулированных

документов, образующихся в управленческой деятельности

 

 

Основание: приказ N ____________________ от

 

дата

 

Составлен: экспертной комиссией (ЭК) предприятия

Председатель комиссии

 

должность, фамилия, имя, отчество

Члены комиссии

 

должность, фамилия, имя, отчество

Присутствовали

 

должность, фамилия, имя, отчество

Комиссия, руководствуясь перечнем

 

название перечня

отобрала к уничтожению следующие документы, образующиеся в управленческой деятельности и заменяемые на микрофильм-подлинник:

наименование предприятия, в деятельности которого имеется документация, не подлежащая

дальнейшему хранению в связи с заменой ее микрофильмами-подлинниками

 

     

 

 

 

 

 

 

 

Заголовок дела или групповой заголовок

дел

Дата дела или крайние даты

дел

Номера описей (номенклатур) за год(ы)

Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или номер дела по описи

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения (тома, части) и номера статей по перечню

Примечание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     

     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Всего документов

дел    за    годы

 

цифрами и прописью

Описи дел постоянного хранения за ______________ годы утверждены и по личному составу согласованы с ЭПК.

 

Председатель ЭК предприятия

Личная подпись

 

Дата

Расшифровка подписи

Члены комиссии:

Личная подпись

 

Дата

Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО*

Протокол ЭПК

 

наименование государственного архива или иного архивного

учреждения, курирующих данное предприятие

 

N ______________________ дата ________________

Документы упакованы, опечатаны и сданы для уничтожения предприятию по заготовке вторичного сырья (бумагоперерабатывающей фабрике) по приемо-сдаточной накладной от

 

дата

Должность

Личная подпись

 

Дата

Расшифровка подписи

 

СОГЛАСОВАНО**

 

Заказчик (представитель заказчика)

 

Личная

подпись

Расшифровка

подписи

 

Дата

 

________________

* Согласование проводят в случае, если отобраны к уничтожению документы постоянного срока хранения.

 

** Согласование проводят в случае, если отобраны к уничтожению документы, имеющие оборонное значение.

 

ПРИЛОЖЕНИЕ М

(обязательное)

      

ФОРМА АКТА ПРЕДПРИЯТИЯ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ АННУЛИРОВАННЫХ МИКРОФИЛЬМОВ-ПОДЛИННИКОВ И ИХ ДУБЛИКАТОВ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Информационные элементы

 

УТВЕРЖДАЮ

 

 

должность руководителя,

 

 

наименование предприятия

 

 

Личная

подпись

Расшифровка

подписи

 

 

Дата

АКТ N

 

 

от

 

 

 

дата

 

 

об уничтожении аннулированных микрофильмов-подлинников и их дубликатов

 

 

Основание: приказ N ____________________ от

 

дата

 

Составлен: экспертной комиссией (ЭК) предприятия

Председатель комиссии

 

должность, фамилия, имя, отчество

Члены комиссии

 

должность, фамилия, имя, отчество

Присутствовали

 

должность, фамилия, имя, отчество

Комиссия, руководствуясь перечнем

 

название перечня

отобрала к уничтожению следующие микрофильмы-подлинники и их дубликаты в связи с истечением сроков их хранения:

наименование предприятия, в деятельности которого имеются микрофильмы-подлинники

и их дубликаты, не подлежащие дальнейшему хранению в связи с истечением сроков их хранения

 

     

 

 

 

 

 

 

 

Инвентарный номер микрофильма-подлин-

ника и его дубликатов

Обозначение документов, находящихся на микрофильме

Количество листов в документе (комплекте документов) по форматам и количество кадров (
)
 

 

 

 

 

А4

A3

А2

А1

А0

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Продолжение

 

 

 

 

 

 

Всего
 
Количество
 

Примечание

 

 

по грифам

 

 

 

 

СС

С

ДСП

НС

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     

     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Всего микрофильмов-подлинников и их дубликатов

 

цифрами и

прописью

Председатель ЭК предприятия

Личная подпись

 

Дата

Расшифровка подписи

Члены комиссии:

Личная подпись

 

Дата

Расшифровка подписи

Микрофильмы-подлинники и их дубликаты инв. NN

уничтожены.

Должность

Личная подпись

 

Дата

Расшифровка подписи

 

СОГЛАСОВАНО*

 

Заказчик (представитель заказчика)

 

Личная

подпись

 

Дата

Расшифровка

подписи

 

________________

* Согласование проводят в случае, если отобраны к уничтожению микрофильмы-подлинники и их дубликаты, имеющие оборонное значение.

 

 

 

 

Электронный текст документа

подготовлен АО "Кодекс" и сверен по:

официальное издание

М.: ИПК Издательство стандартов, 1996

Вверх