ГОСТ 1.13-75 ГСС. Учет, хранение и восстановление подлинников, дубликатов отраслевых, республиканских стандартов и стандартов предприятий (с Изменениями N 1, 2).

ГОСТ 1.13-75

Группа Т50

 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

 ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА СТАНДАРТИЗАЦИИ

 Учет, хранение и восстановление подлинников, дубликатов отраслевых, республиканских стандартов и стандартов предприятий

 State system of standardization Recording, filing and renewal of originals and duplicates of branch, republican and enterprise standards

Дата введения 1976-01-01

Постановлением Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР от 30 апреля 1975 г. N 1140 срок введения установлен с 01.01.76

ПЕРЕИЗДАНИЕ с Изменениями N 1, 2, утвержденными в декабре 1978 г., сентябре 1979 г. (ИУС 1-79, 11-79)

Настоящий стандарт устанавливает порядок учета, хранения и восстановления подлинников и дубликатов отраслевых, республиканских стандартов союзных республик и стандартов предприятий на объекты стандартизации, установленные в ГОСТ 1.0-68*.

 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Подлинник отраслевого, республиканского стандарта и стандарта предприятия должен быть выполнен на белой писчей бумаге N 0 или N 1 по ГОСТ 18510-73*, позволяющей многократное воспроизведение с этого экземпляра копий надлежащего качества средствами множительной техники, в том числе микрофильмов по ГОСТ 13.106-79.

Допускается оформлять чертежи, схемы и подлинники стандартов на кальке по ГОСТ 892-70* и ГОСТ 7821-78.

1.2. Дубликат стандарта должен быть выполнен в соответствии с требованиями ГОСТ 1.19-75*.

1.3. На лицевой стороне обложки дубликата стандарта в левом верхнем углу должны стоять штамп или надпись "Дубликат" (приложение 1, черт.1).

1.4. Организациями - держателями подлинников отраслевых и республиканских стандартов должны быть головные или базовые организации по стандартизации в соответствии с закрепленными за этими организациями группами продукции или другие организации, установленные министерствами (ведомствами).

1.5. Организациями - держателями подлинников стандартов предприятий должны быть предприятия (организации), руководство которых утвердило эти стандарты.

1.6. Организациями - держателями дубликатов отраслевых и республиканских стандартов должны быть организации Госстандарта, осуществляющие государственную регистрацию этих стандартов.

1.7. Организациями - держателями дубликатов стандартов предприятий должны быть организации, осуществляющие регистрацию этих стандартов.

 2. УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ И ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ СТАНДАРТОВ

2.1. Подлинники стандартов подлежат учету, хранению и восстановлению в отделе (бюро или другом подразделении) стандартизации или в другом структурном подразделении предприятия (организации) - держателя подлинников, определенном руководством предприятия (организации).

2.2. При приеме подлинников в организации - держателе подлинников стандартов проверяется:

пригодность их для хранения и многократного снятия с них копий, в том числе микрофильмов;

наличие всех установленных подписей или подлинников писем, подтверждающих согласование;

комплектность документов, включенных в дела стандартов, по ГОСТ 1.18-78*.

2.3. Все подлинники стандартов, принятые на хранение, учитываются в инвентарной книге.

Форма инвентарной книги приведена в приложении 2.

Каждому подлиннику стандарта присваивают один инвентарный номер независимо от количества листов в нем.

2.4. На свободном поле лицевой стороны обложки подлинника стандарта должен стоять штамп с указанием инвентарного номера (приложение 1, черт.2).

2.5. Инвентарные книги для учета подлинников ведут отдельно по каждой категории стандартов.

2.6. Инвентарные книги должны быть зарегистрированы по правилам делопроизводства, существующим в организации - держателе подлинников.

2.7. На каждый подлинник стандарта должна быть заведена "Карточка учета стандарта".

Форма "Карточки учета стандарта" приведена в приложении 3.

2.8. Сведения о государственной регистрации отраслевого или республиканского стандарта должны быть на первой странице подлинника соответствующего стандарта между надписями "Издание официальное" и "Перепечатка воспрещена".

В сведениях о государственной регистрации должны быть указаны индекс, номер и дата государственной регистрации, например: ГР 71562 от 25.12.73.

Сведения о государственной регистрации должны быть внесены одновременно в подлинник стандарта и в "Карточку учета стандарта".

2.9. Подлинники стандартов допускается выдавать только для изготовления копий по наряду, оформленному в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501-68*, приложение 3.

2.10. Подлинники стандартов должны храниться в делах стандартов. Подлинники стандартов, с которых снимают копии, допускается хранить отдельно от дел стандартов.

2.11. Пришедшие в негодность подлинники стандартов, издаваемых нетипографским способом, должны быть восстановлены.

Допускается восстанавливать отдельные листы подлинников стандартов, пришедшие в негодность.

2.12. Восстановленный подлинник стандарта должен быть изготовлен только после составления акта о списании пришедшего в негодность подлинника, оформленного в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501-68, приложение 3.

2.13. Восстановленный подлинник стандарта действует на правах подлинника стандарта, с которого производилось восстановление.

В восстановленный подлинник стандарта должны быть внесены все изменения, утвержденные в установленном порядке до момента его восстановления.

Внесение изменений в подлинники стандартов производится в порядке, установленном в ГОСТ 1.21-75*.

2.14. Восстановление подлинников стандартов следует производить тем же способом и на том же материале, на котором выполнен восстанавливаемый подлинник.

Допускается производить восстановление подлинников стандартов другими методами, обеспечивающими их полную идентичность восстанавливаемым подлинникам.

Восстановленный подлинник по содержанию должен быть идентичен восстанавливаемому подлиннику.

2.15. В восстановленном подлиннике стандарта не воспроизводят размеры, надписи, графические изображения и т.п., зачеркнутые в связи с ранее внесенными изменениями в восстанавливаемый подлинник.

В восстановленном подлиннике не воспроизводят также вспомогательные отметки, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.

2.16. В "Листе регистрации изменений" восстановленного подлинника стандарта должны быть восстановлены данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в этот стандарт изменениям.

2.17. Фамилии лиц, подписавших и завизировавших стандарт, и даты, имеющиеся в восстанавливаемом подлиннике, должны быть в восстановленном подлиннике заключены в круглые скобки.

Взамен неразборчивых подписей в круглых скобках ставят слово "Подпись".

При изготовлении восстановленного подлинника с ранее восстановленного подлинника надпись о восстановлении подлинника не воспроизводят.

2.18. Восстановленные подлинники стандарта должны быть заверены подписью ответственного сотрудника, назначенного приказом по организации - держателю подлинников этих стандартов.

Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника, выполняют черными тушью, чернилами или пастой на поле со стороны подшивки первой страницы стандарта, например:

"Восстановлен с подлинника".

Верно:

15.10.75. Ст. инженер (личная подпись) И.И.Петров".

2.19. У восстановленного подлинника стандарта должен быть инвентарный номер пришедшего в негодность подлинника, причем о восстановлении делают отметку в инвентарной книге в графе "Примечание" и в "Карточке учета стандарта".

В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника должна быть надпись черными тушью, чернилами или пастой "Восстановленный подлинник N ___" с указанием порядкового номера восстановления подлинника.

2.20. Восстанавливаемые подлинники стандартов должны храниться в делах стандартов.

Пользоваться восстанавливаемым подлинником не допускается.

2.21. Подлинники отмеченных стандартов в период срока ведомственного хранения должны храниться в техническом архиве организации - держателя подлинников этих документов.

В инвентарной книге в графе "Примечание" и на "Карточке учета стандарта" должны быть сделаны соответствующие отметки об отмене (замене) стандарта.

2.23. Подлинники отмененных стандартов в период ведомственного хранения допускается выдавать из технических архивов только по письменному распоряжению руководства организации, утвердившей эти стандарты.

2.24. Подлинники отмененных стандартов по истечении установленных сроков ведомственного хранения передаются в государственные архивы СССР по установленным правилам.

 3. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ДУБЛИКАТОВ СТАНДАРТОВ

3.1. Учет и хранение дубликатов отраслевых и республиканских стандартов осуществляют в порядке, установленном Госстандартом.

3.2. Учет и хранение дубликатов стандартов предприятий осуществляют в порядке, установленном регистрирующей организацией с учетом требований, изложенных в пп.2.2-2.5, 2.7.

3.3. Дубликаты отмененных стандартов предприятий хранят отдельно от действующих документов.

3.4. Дубликат стандарта предприятия вместе с сопроводительной документацией может быть аннулирован только на основании акта о списании документов организации - держателя этого дубликата, оформленного в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501-68, приложение 3.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Обязательное

 ОБРАЗЦЫ ШТАМПОВ

Черт.1

Черт.2

Черт.3

Черт.4

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Рекомендуемое

 ФОРМА ИНВЕНТАРНОЙ КНИГИ

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Рекомендуемое

 ФОРМА КАРТОЧКИ УЧЕТА СТАНДАРТА

Лицевая сторона

Черт.1

Оборотная сторона

Черт.2

УКАЗАНИЯ О ЗАПОЛНЕНИИ "КАРТОЧКИ УЧЕТА СТАНДАРТА"

Размеры "Карточки учета стандарта" позволяют пользоваться перфорационными картами К5-1 и К5-2 по ГОСТ 12413-79* или информационной картотечной карточкой КИ-2 ГОСТ 21550-76**

В "Карточке учета стандарта" на лицевой стороне указывают:

в графе "Индекс организации" - индекс организации, в которой находится стандарт;

в графе "Обозначение" - обозначение стандарта;

в графе "Наименование" - наименование стандарта;

в графе "Взамен" - впервые или взамен какого документа введен этот стандарт;

в графе "Дата утверждения" - дату утверждения стандарта;

в графе "Вид документа" - подлинник или дубликат стандарта;

в графе "Срок введения" - срок введения стандарта;

в графе "Инв. N" - инвентарный номер стандарта по инвентарной книге;

в графе "Срок действия" - срок действия стандарта;

в графе "N и дата регистрации" - номер и дату государственной регистрации отраслевого и республиканского стандарта, номер и дату регистрации стандарта предприятия;

в графе "Дата" - месяц и год издания (размножения) стандарта;

в графе "Тираж" - количество изданных (размноженных) экземпляров;

в графе "Основание" - реквизиты документа, на основании которого издан (размножен) стандарт;

в графе "Документы" - наименования и номера документов, на основании которых внесено изменение, например: "Изменение N 3";

в графе "Дата внесения" - дату внесения изменений в стандарт по "Изменению";

в графе "N и дата регистрации" - номер и дату государственной регистрации "Изменений" отраслевых и республиканских стандартов;

в графе "Резерв" - сведения по усмотрению организации.

Графы оборотной стороны "Карточки учета стандарта" заполняют в соответствии с их наименованиями.